文控中心管理制度.pdf

文控中心管理制度 第一章 总则 一、目的 为规范公司技术文件和质量文件的资料管理，加强产品资料的 收集和管理工作，有效地保护和利用资料，为公司各项工作服务， 增强公司资料的实用性和有效性，结合公司的实际，制定本管理制 度。 二、资料范围 文控中心的资料范围确定为： a) 公司的质量手册（质量管理体系） b) 公司的程序文件； c) 产品图样（包括内部设计的产品图和从客户发来的产品图）和设 计文件及产品在过程开发各阶段所形成的相应的技术文件； d) 外来产品图样和设计文件； e）产品工艺文件（过程流程图、 FMEA（产品或过程）、控制计划、 作业指导书、零件入口检测单、产品更改通知单等）； f) 产品生产过程中的各类质量记录（生产过程报告、检验报告等） g) 公司制定和购买的各类标准； 三、义务 公司内部各部门和个人应当遵守本管理制度，并应承担收集、整 理、立卷、归档和保护文件、资料的义务。 第二章 管理体制及其机构职责 四、实行集中与分散管理相结合的体制 由文控中心负责文件的管理，并对其他部门的文件资料管理工 作进行督促和指导。文控中心配备文控专员分管，由质量管理部部 长直接领导。文控专员的职责是保证公司及各部门的原始资料及单 据齐全完整、安全保密和使用方便。 五、职责 文控中心既是公司产品及质量文件永久保存和保护的机构，同 时又是开发利用文件资料资源的信息交流中心。 文控中心的主要职责： 1．负责规划、收集、整理公司的技术、质量文件，并对各部门的技 术、质量文件进行监督、指导和检查。 2．制订和组织实施公司关于质量、技术文件和资料工作的规章制 度。 3．负责公司技术、质量文件及有关资料和标准的收集、征集、整 理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。 4．严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。 5．开展文件、资料查阅、下发活动，做好文件、资料开放和利用工 作，主动为公司各项工作和员工服务。 6．做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全。 第三章 文件资料的管理工作 六、文件资料的收集 1．建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限 （保管期限分永久保存、保存 15 年、 10 年、 5 年、 3 年、 1 年 等）；注明文件的版本号。 2．对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全； 3．及时催促办理完毕的文件上交回收，在检查齐全后整理立卷归 档。 七、文件资料的归档、立卷与管理 1．区分全宗，确定立档单位。 2．分类：依据供应商和产品的项目代号将资料分类。分类除按大类 外，同时按是否保密、保密程度来分。 2.1 大类分为：质量文件： A 质量手册； B 程序文件； C质量记录 技术文件 :D 产品资料； E 工艺资料； 标准类文件： F 公司标准； G国家标准； H企业标准 2.2 保密用 Y 表示，非密级则用 N表示。 2.3 密级：绝密： AS；机密： CS；秘密： PS；无： OP 3. 归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。 4. 资料排列：资料按技术文件和质量文件依次放在一起，有左右件 区分的左件在前，右件在后。并编制资料目录。 5. 对所有公司质量文件和技术文件系统排列，确定保管期限，编制 文件资料目录（卡片），并按一定次序排列和存放。 6. 每年年末对文件资料进行一次清理，清除不必要保存的材料；对 破损和褪色的资料进行修补和复制。 7. 对文件资料的收进和移出、数量、利用等情况进行统计，并定期 上报主管部门。技术部产品工程师及质管部检验员应定期（每月两 次，分别于月初、月中）报送相关资料至文控专员；文控专员将报 送的资料原件保存，并建立台账。 8. 公司文件资料保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管 期限的，保管期限从长。对保管期限已满的文件资料依据有关规定 进行鉴定销毁。 9. 公司应采取严密管理措施，防止文件资料失密和泄密。 八、文件资料的保管 1．防止文件资料的损坏，延长资料的寿命，维护资料的安全； 2．公司设立专门地点或专用文件库保存文件资料； 3