档案管理制度(修订版).pdfVIP

广州帕卡汽车零部件有限公司 档案管理制度 1 总则 1.1 制度目的 加强公司档案管理工作，规范公司资料、文件保管程序，保护公司的知识产权和 保证各种资料的完整性，特制定本制度。 1.2 归档范围 本制度适用于公司及所属各部门所有管理文件、 技术文件和资料的管理， 其中包 括企业工程设计、产品研发、生产制造、财务审计、人事报表、员工档案等涉及 企业经营各方面的具有归档保存价值的实物、文字、图纸、图片、软盘、光盘、 声、像等资料。 2. 职责 公司档案室管理由人事总务科负责。 3. 档案归档 3.1 归档要求 （1）归档的文件和资料必须是审批后的正式印本及必要的文件原稿、装订好的 原始记录。合同要存正本，公司文件及外部文件应归档原件，一般不存复印件。 文字、图纸与软件（盘）同存时，应保持一致。属于质量体系的受控文件应填写 受控编号。 （2）归档的文件和资料要求整齐、完整，图样清晰，禁用字迹容易模糊、消失 的工具书写。 1 （3）对软盘、光盘、声像、照片等资料，归档时要有保护措施，包装良好，封 面书写标题及编号，无涂改。 （4 ）凡对公司有保存价值的各种文件、资料等，各部门有责任及时归档。因归 档不及时造成资料损坏或丢失，给公司利益造成损害的，有关部门须承担责任。 （5）归档文件和资料如有保密要求和查阅限制的，由归档部门与档案室拟定保 密级别和限制查阅使用范围。 3.2 归档时间 公司的归档资料实行时间节点归档制度， 每季度末为归档时间， 有需要归档的部 门统一在季末进行。工程、研发项目资料可在项目完工后归档。 3.3 归档程序和手续 各类档案在归档前由各部门负责预立卷。 归档时要作 《档案移交 （接收）登记》， 属质量体系受控文件要提交《受控文件和资料清单》 ，经档案室和归档部门双方 当面清点签字后备查。对不完整、不准确或不符合存档要求的各类档案，档案室 有权要求归档部门完善达到要求后再办理归档手续。 同一项目的成套资料在归档 时要有资料目录。 3.4 档案管理员 （1）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与 批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开。 （2）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复 文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷； 跨年度的总结放在针对的最后一年立卷； 跨年度的会议文件放在会议开幕年， 其 它文件的立卷按照有关规定执行。 2 （3）应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批 复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料 依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。 （4 ）有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在封面或卷面目录。若无情 况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时期填上以示负责。 （5）案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。 3.5 案卷装订 装订前，卷内文件材料要去掉金属物， 对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱， 字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷， 案卷应用文件盒、 文件夹或打孔等方式 装订。 4. 档案的密级 4.1 公司档案资料分为机密、秘密、无密级三个级别。档案的借阅需填写《档案 借阅申请表》 （1）机密级的档案资料有严格的查阅限制， 其复制和借阅需经公司领导层审批， 公司的重要文件、技术资料、工程项目等列入机密级档案管理。 （2）秘密级档案和资料有查阅限制，复制借阅要经归档部门负责人批准，对公 司较重要的文件、技术和项目资料列入秘密级别管理。 （3）无密级档案资料，公司内部职工可以查阅、复制、借用，但需进行登记备 案。 5. 档案的借阅 5.1 所有查阅、复制、借用只