秘书要有管理时间的能力.docVIP

2006年第3期j科譬-作 秘书对时间管理得好坏,直接关系着工作效率的高低。秘书要在执行任务或处理繁杂事务时有效利用时间,就必须有管理时间的能力。 一、要按轻重缓急来安排工作顺序 面对繁杂的工作,如何确定自己的工作顺序呢?正确处理这个问题,是当好秘书的基本功。具体来说,办事前要先对于头工作作出判断:(一评估重要性。根据重要程度,将工作大致分为三类:非常重要、重要、不重要。 (二明确处理时限。根据上级的要求及自己的计划,将工作大致分为三类:眼前就要完成的工作、可推迟几天完成的工作、可在一个较长时段内完成的工作。 (i判断有无可取舍的工作。主要判断是否有重复性的琐碎工作,或是否有可做可不做的一些细小工作。基于以上判断,就可先集中精力办最重要、最紧急的事,后办其他事情。切忌先办轻的、后办重的,先办缓的、后办急的,或者不分主次、机械地按领导交办的次序办事。 二、要集中时间做最重要的事情 集中精力先做最重要的事,是提高工作效率的关键。意大利经济学家帕累托认为,通常,80%的价值都集中在20%的目标上,而剩余的80%的目标只有20%的价值。简言之,重要的是少数而不重要的是多数。为了有效地管理时间,应该根据价值来投入时间——把时间投入到有较大意义的目标中去。运用二八定律,就是要把时间集中起来,把绝大部分精力用在最重要的事情上。切忌把时间切成零星的碎片,把一件亟须办的事肢解,这样只能是 事倍而功半。 三、要学会利用时间的‘s盘 角料’’ 无论怎样计划和组织,零碎 时间总还是有的。秘书要根据自 己平时时间利用的情况,检查有 多少时间被浪费掉了,从而不断 完善时问管理措施,并最终杜绝 浪费时间的现象。有很多工作, 是可以在时间的“缝隙”里完成 的。解放军某部警卫战十小张, 有业余写作的必趣和爱好,可囚 站岗执勤的任务重,两年来不曾 动笔写作。后来他改变了一味等 整块时间的想法,平时只要有lo 分钟、20分钟的空闲时问,就坐 下来写条新闻或杂感之类的东 西。出乎意料,在两个月时间里, 他竟写出不少的稿子。后来,他 还用积少成多的方法,创作了中 篇小说。由此可见,秘书绝不町 视这些时间的‘.边角料”为废物, 随便抛弃,而要很好地加以利用。 这些时间町以做些相对次要、需 要时间也不多、又不很急的工作, 例如看文件、整理资料、找人谈 话、浏览书报等。 由 宇 杰 潘 小 亚 四、要为处理突发事务预留 时间 秘书的日常工作是琐碎繁杂 的,大部分也都是可以预见的, 因此按计划行事是必要的,它能 够减少工作的盲目性。但是,如 果因此将所有的时间都安排得满 满的,那么一日出现意外或临时 性的工作,整个原定计划就会被 打乱,从而使整个H常工作不能 顺利进行。所以,只有适当预留 一点可以灵活使用的时间,才能 够确保你控制全部的时间。即使 卒余时间中没有意外发生,你也 可以做一些程序性的例行公事来 松弛一下自己紧张的神经。豳 (作者单位:西安政治学院 研究生队 丛!!盟垡鱼壁盟垒兰型Q51 秘书要有 管理时 　万方数据 秘书要有管理时间的能力 作者:申宇杰, 潘小平 作者单位:西安政治学院研究生队 刊名: 秘书工作 英文刊名:OFFICE ADMINISTRATION 年,卷(期:2006,(3 被引用次数:0次 本文链接:/Periodical_msgz200603024.aspx 授权使用:新疆石河子大学图书馆(wfxjshz,授权号:729bbb38-2308-4ed6-8d67-9e2001714bf3 下载时间:2010年10月31日