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档案管理制度
编号:HRJTQG/RS-012
修订单位:行政中心
修订时间:2008-10-27
一、主要内容及适用范围
规范集团各部司各类档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。
二、档案的管理机构
1、文书结案后,原件由集团行政中心档案管理员归档。
2、各经办部门或个人视实际需要,经有关领导批准后可留存影本。
3、 行政中心档案管理员主要职责:
(1) 制定或参与制定档案工作的规章制度;
(2) 对集团其他部门文件材料的归档工作,进行指导和监督;
(3) 做好集团档案的收集、整理、保管和利用工作;
(4)做好永久性档案向有关档案机构的移交工作;
(5) 提高档案管理的水平和技术,逐步实现档案管理现代化、科学化。
三、 档案的种类
1、 集团行政中心文件:
(1)行政资料:包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。由企业股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等,包括集团总体计划或规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、财务计划等。包括集团年度和月度工作总结、各属部司的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。包括集团各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证,如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。
(2)劳资人力资源文件:包括集团下属各部门的人力资源任命、人力资源调整、人力资源管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。
(3)来文批示:各部门及子公司的申请批示。
(4)上级来文:各主管部门文件及阅批意见、办理结果。
(5)下发文件: 由集团行政中心下发的的各种标准、规章制度等.
(6)固定资产:集团车辆、房屋、办公物资等资料。
(7)物资发放明细:集团物资发放明细。
(8)声像制品资料。包括集团及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中,以及在外学习、考察时或外部门提供的,以声像形式记录下来的各种资料,如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。
(9)题赠性资料。包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。
2、鸿景置业文件:
(1)行政资料:置业公司的营业执照、文件等。
(2)幸福时光资料:该项目的全部相关资料。
(3)文化创业园资料:该项目的全部相关资料。
(4)和谐家园资料:该项目的全部相关资料。
3、鸿久投资文件:投资公司的全部资料。
4、鸿儒传媒文件:传媒公司的全部资料。
5、鸿儒文化文件:文化公司的全部资料。
四、档案管理的基本程序
包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用,这九道工序是档案工作的整体,它们之间相对独立,但又相互制约。
五、档案的收集。
就是把分散的、以及散失到其他部门的各类档案资料,按有关规定,有计划、按种类分别集中到档案室。其收集的主要方式是归档,即把集团活动中产生的有保存价值的各种材料,由各部门(包括各隶属子公司)和个人定期协同档案室进行整理、立卷、归档。
1、立卷归档的范围:凡属本标准第三条所函盖的文件资料,均应立卷归档。
2、立卷归档的时间
(1) 凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料,均应在三日内递交行政中心档案管理员立卷归档。
(2)对于某些专门文件,或文化公司驻外办事处的文件,为方便日常工作,立卷归档时间可根据实际情况适当延长。
3、立卷归档的要求
(1)归档的文件资料必须完整、真实、准确,请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起
(2)立卷时应编制好案卷目录,把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚,概括而简洁地拟写好案卷标题,把案卷内容表达出来,装订整齐、牢固,无论何金属物,填写备考表,注明保管期限。
(3) 填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔,禁止用圆珠笔或铅笔,字迹应清楚、准确。
(4) 立卷应以部门为主,结合其他特征的方法组卷,把有密切联系的文件组合在一起。
(5) 立卷应把上级文件与本公司文件(除请示、批复外)按保管期限和文件年限分开立卷。
(6) 立卷归档后,发现需立卷的文件资料,可按立卷原则进行插卷。
(7) 文件组成案卷后,卷内文件应按照一定规律进行排列,系统地反映问题,做到查找方便。
(8) 各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)归档必须有原件,并保持其完好无损。
(9) 声像档案摄录必须详细记录事由、时间、 地点、主要人物、背景、摄录者,归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。
六、档案的借阅
1、 档案主要供本集团利用,一般不外借。如情况特殊,外单位人员须持介绍信,并经集团领导批准,可查阅指定档案。
2、各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料。如需查阅非本部门的重
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