程序文件资料编写与管理系统.pdf

实用文档 1 适用范围 本文件适用于本公司质量管理体系程序文件的编写与管理。 2 作业要求 2.1 一般要求 2.1.1 程序文件的文字应准确、简明、通俗易懂，逻辑严谨，避免产生不易理解和不同理解的可能性。 2.1.2 程序文件不仅每一项文件内要求协调、统一，而且在一系列配套文件内，结构、文体和术语 均应保持一致。相关程序文件的结构及其条文的编号应尽可能相同。应采用类似的措辞来表述类似 的条文，采用相同的措辞表述相同的条文。 2.2.3 根据程序文件是否受控，分为“受控文本”和“非受控文本”两种。其中，本公司内部使用 和提供认证机构及各方审核的程序文件为受控文本，应在封面右上角， “版次”栏左端加盖红色“受 控文本” 印章； 其余程序文件为非受控文本 （提供时，应经管理者代表批准） ，应在封面右上角， “版 次” 栏左端加盖红色“非受控文本”印章。 2.1.4 当执行程序文件出现问题，发现部门应及时报综合管理部，综合管理部负责程序文件的解释 或组织更改。 2.2 程序文件的详细要求 2.2.1 程序文件的结构和内容 程序文件是质量手册的支持性文件，是质量手册中的原则性要求的进一步展开和落实，程序文件 的编制必须依据质量手册，符合质量手册的有关要求，并从质量管理体系的整体出发，进行系统编制。 在程序文件中， 通常不涉及纯技术性的细节， 这些纯技术性的细节一般在技术文件中加以描述。 2.2.1.1 总体编排 程序文件的结构一般如下： a ） 目的； b ） 范围； c ） 职责； d ） 工作程序； e ） 相关 / 支持性文件； f ） 记录。 标准文案 实用文档 2.2.1.2 程序文件的各要素编写要求 2.2.1.2 .1 目的 在“目的”部分，说明该程序文件的控制目的。 2.2.1.2.2 范围 在“范围”部分，说明该程序文件所控制的程序活动或过程的适用范围。 2.2.1.2.3 职责 在“职责”部分，应规定实施该程序文件的主要单位或人员的职责以及各相关单位或人员的职责。 2.2..1.2.4 工作程序 a ） 按活动或过程的逻辑顺序写出应做的事项（ WHAT）； b ） 明确活动或过程实施者、检查评价者（ WHO）； c ） 规定活动或过程的时机（ WHEN）； d ） 写明活动或过程的活动场所（ WHERE）； e ） 说明开展此项活动或过程的理由（ WHY）； f ） 规定具体实施该活动或过程的方法、依据以及检查评价方式（ HOW）； g ） 写明实施该活动或过程所需的资源，以及实现增值转换的控制要求及方法； h ） 写明活动或过程的接口关系，以及对例外情况的处理方式； i ） 引出所涉及的相关或支持性文件； j ） 明确质量记录的要求； k ） 其它与该项活动或过程有关的注意事项。 2.2.1.2.5 相关 / 支持性文件 在“相关或支持性文件”部分，相关文件是指实施本程序时必须直接引用的其它程序文件；支 持性文件一般是指在实施本程序时使用到的作业指导书文件及其他文件。 2.2.1.2.6 记录 以表格的形式列出程序活动中产生质量记录的名称及其所使用的格式编号。 程序活动产生的质量记录见下表。 表 1 程序文件质量记录表 序号 质量记录名称 格式编号 标准文案 实用文档 2.2.2 程序文件代号 程序文件的代号由公司代号“ Tmb”、质量文件类别代字“ Z ”、ISO9000 族标准简号“ 900”和质 量手册的章节序号及程序文件的顺序号组成。程序文件代号由综