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文书档案整理技术 主讲人 :路光文 　 　 　 2０１１年8月 前 言 依据国家档案局2000年1２月6日发布、 ２00１年1月１日正式实施的《归档文件整理归则》和经2006年９月19日国家档案局局务会议审议通过、２０07年１月1日实施的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（８号令）的规定与要求，让大家对新的文书档案整理规则有一个基本的了解，掌握一定的整理技术,将在下面的内容里向大家具体介绍文书档案收集、装订、分类、排列、编号、编目、装盒、装橱的整理方法与技术。 一、收集 　　 　 做好文件材料的收集工作,确保归档材料的齐全与完整,是进行档案整理的基础和前提。 1、收集工作的存在问题 (1)归档的范围不够科学,“该收的没收,不该收的一大堆”； (2）外来的文件中宏观的、普发的、重复的文件较多，而本单位的、具体的文件不突出； 　　　 （3）极大地影响了档案利用工作的正常开展。 　 　 　 　 　　 　 2、收集工作的遵循原则 　 （１)坚持“以我要为主” 的 “职能 ”原则； 　　（2）坚持“突出反映本单位”的“工作特色”原则。 3、收集工作的简易方法 　 　(1）收文——与本单位人和事有关、需贯彻执行的职能业务文件要重点归档； (２）发文——要全部归档; 　 　（3)帐外文件——本单位非红字头文件要注重归档。 （4）电子文件——必须打印纸质载体同时归档。 附件1:文件材料归档范围 　 (1）上级、同级机关:需要贯彻执行的文件材料； 　(2)本机关：反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的,对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料; 　　 　(3）下级机关:报送的重要文件材料； (4)其他方面：对本机关工作具有查考价值的文件材料。 附件2：文件材料不归档范围 ???（1)上级机关:普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等；(不需办理的) ???（2)同级机关：不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料；(不需执行的) 　 (3）本机关:重份文件，无查考利用价值、事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿,无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料,本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料,有关工作参考的文件材料;(临时、重份的) ??(４)下级机关:供参阅的简报、情况反映,抄报或越级抄报的文件材料。(供参阅的） 二、装订 归档文件应以“件”为单位装订； 　 “件”是归档文件的整理单位； 　一般以每自然件为一件。 １.界定＂件＂的范围 　 (1）正本与定稿为一件; 　　(2）正文与附件为一件; (３）原件与复制件为一件; 　　 (４）转发文与被转发文为一件; (5)来文与复文可为一件; 　 　 (６)文件签批单与正文为一件； 　 (7)会议记录、报表、名册、图册等一册、本为一件； 　 　(8)一个事由紧密联系的相关文件可为一件； 　 　　（9)汉文本与少数民族文本为一件； (10)中文本与外文本为一件。 ２． 确定装订顺序 　　 （1)正本在前,定稿在后； 　 (2）正文在前， 附件在后； 　(３)原件在前，复制件在后; 　 （４）转发文在前,被转发文在后; 　 （5)复文在前,来文在后； 　（６)文件签批单在前,正文在后； (7）结论性材料在前，依据性材料在后; 　　（8)文本在前,图表在后； （9)汉文本在前,少数民族文本在后; （１０)中文本在前,外文本在后。 3. 装订方式和要求 　(１）去金属物。永久、30年的档案装订前要求去掉金属物(短期保存的档案、精装或平装等书本式的档案材料除外),10年的档案不要求。 　 (2)装订位置。永久、３0年档案要在左侧装订，１0年档案不作要求,但要确保档案安全。应当注意：如左侧装订线内有图文， 无需贴边,可在左上角装订,若左上角仍有图文,也可在其它方便位置装订。 　(３)对齐方式。左侧装订的文件一般应对齐左、下侧；左上角装订的文件应对齐左、上侧。 　 (4)装订材料。文件装订材料应符合档案保护要求，一般使用白线装订或无酸浆糊粘贴。 　（５)装订要求：装订要结实美观,无掉页压字等现象。 三、分类 　 分类就是指全宗内归档文件的实体分类。我们所