外贸之货代操作流程.pdfVIP

《国际货运代理操作流程》 第一节 出口货运代理业务流程如图。 （一） 接受委托 1．揽货人员或客户服务人员在对客户报价时，必须核实相关运价、运输条款、船期，在确定有能力接 受委托的情况下，如实告知客户完成此次委托所需时间和船期，并按公司对外报价表向客户报价，如 所报价格低于本公司公布运价，则按公司 《运价管理规定》执行。 2 ．当客户接受报价并下委托时， 揽货人员或客户服务人员有责任向客户提供该公司的空白集装箱货 物托运单，也可接收客户自己的托运单；但此类托运单应包括该公司托运单的主要条款，如托运单上 无运价，则需将有关书面报价附于其后 （对合约客户、公司的老客户已在电话中确认的运价可不在托 运单上显示）。同时要求客户在托运单上签字、盖章 （境外客户、托运私人物品的非贸易订舱者签字即 可），如客户不能及时提供内容详细的托运单，则必须在装船前补齐，否则由此产生的费用由客户负责。 3 ．接受客户的委托后，揽货人员应详细填写业务联系单。揽货人员在通知客户服务人员订舱的同时， 把业务联系单和上述客户订舱资料交给客户服务人 。 4 ．对不符合本控制程序的订舱委托，客户服务人员可以拒绝接受订舱，并有义务向部门经理汇报。 （二） 操作 1．一旦接受客户订舱，应尽快安排向船公司订舱及安排拖车、报关事宜 （客户自拖、自报除外），并 从拖车公司那里获取箱号、封条号； 2 ．尽快按委托书要求制单，并传真给客户确认。如有需要，还应将目的港代理打印在提单上，并在货 物装船前完成单证校对工作； 3 ．认真填写操作过程记录，对需换单转船、电放的委托应有记录，并提供给相关部门； 4 ．客户服务人员将计费人员已签字盖章的收费单交给客户 （或揽货人 ）；揽货人员有责任及时向客 户催收运费或按合同 （或协议） 规定，定期向客户催收运费； 5 ．客户服务人员应及时通知报关行等分承包方，退回有关资料， 如出口退税核销单、报关手册等， 这些资料需退还给客户，揽货人员有责任对客户服务人员给以提醒； 6．当客户或揽货人员询问二程船信息时，客户服务人员应给予提供。 （三） 提单签发 提单签发人员必须核实货物已装船离港，验证运费收取满足合同 （协议） 中运费支付条款后，才能签 发此次委托所对应的提单，具体操作按提单签发管理规定进行。 第二节 进口货运代理业务流程 进口货运代理业务分为船舶到港前的准备工作和船舶到港后的准备工作，然后是审查提单等有关单证， 签发提货单给收货人提货，最后，还要做好每一航次船的文件归档工作。 进口货运代理业务程序如图 2 －3 所示。 （一） 船舶到港前的资料准备及电脑初步录入工作 1．建立航次档案。船舶到港前，收到船公司或其代理的传真舱单 ／放货特别指示 （如有） 等有关资 料，建立相应的船舶航次档案。 2 ．初步审核相关资料。初步审核传真舱单，主要根据海关要求审核舱单上每票货的中文货名、收货人、 质量、件数等。 3 ．预报船舶动态。船舶到港前 10 天、7 天、5 天、3 天、1 天，向进口舱单的收货人或通知人发“船 期预报”，并向收货人确认舱单内容是否正确，补充中文货名等 （集装箱班轮除外）。 4 ．电脑预录入。根据客户确认舱单传真件后， 在业务电脑系统上输入舱单的各项内容，输入时注意 提单号、收货人、卸港、存货地、中文货名、规格型号 （如有）、件数、毛重、体积、箱号等的准确性。 5．往来函电处理。对于船舶到港前收到的船公司或其代理有关修改进口舱单的函电指示，在电脑系统 上作相应更改，并尽快通知外勤业务员在给口岸单位的舱单上做相应的修改。 6．扣货通知的处理。 （1） 收到扣货通知后，应在台账和该票二程提单正反面盖“暂不放货” 专用章和登记时间，并通知货