会议及接待流程.pdfVIP

会议及接待流程 1. 定义、适用范围 本流程适用于集团总部接待来访客人及大型会议安排，其它 公司可参照执行。 2. 流 程 2.1来访接待 2.1.1客人预约 2.1.2与集团领导确认来访日程,并确定参加人员； 2.1.3为客人预定住宿酒店，安排车辆接送； 2.1.4会前准备 2.1.5 由前台接待人员引领入会议室； 2.1.6安排宴请客人及车辆接送。 2.2会议安排接待 2.2.1 确定会议议程、参会人员范围、费用预算（场地、餐饮、 住宿）报办公会立项审批； 2.2.2下发会议通知； 2.2.3统计参会人员名单并收集会议相关资料； 2.2.4召开预备会 2.2.5会前准备 2.2.6召开会议：签到，做会议记录，摄影摄像。 2.2.7会后下发会议纪要并存档 2.2.8做费用决算及会后总结 3. 规定及权限 3.1参加商务洽谈及集团内部会议的人员均需提前五分钟到达会 场。 3.2集团领导的客人来访及接待日程由行政中心负责。 3.3集团各中心、各公司的接待活动由各中心、各公司自行负责， 需集团领导接见或陪同的应将具体日程安排发给行政中心 文秘部确认。 3.4所有接待活动若需调配集团车辆，需由行政中心文秘部统一 安排。 3.5集团领导参加的业内公开活动，重要客人来访、会晤及集团 重要会议等可参照《XX 集团新闻、信息宣传发布申请表》 进行信息发布。 4. 标准化格式 XX集团会议及接待活动安排表 时间: 地点: 总负责人: 选项√ 工作项目 完成情况 负责人 备 注 会前准备工作 □ 下发会议通知 □ 相关文件收集 □ 日程安排 □ 统计人数 □ 会议签到表格 □ 会议请柬 □ 会标、桌标、横幅 □ 立项申请 □ 费用预算 □ 领取支票 会中接待工作 □ 会议签到 □ 车辆安排 □ 餐饮住宿 □ 会议室布置（幕布、白板、纸笔、茶水） □ 参会人员服装要求 □ 录音 □ 录摄像 □ 电脑、投影设备、视频 □ 会议记要 □ 会议资料（书面/电子版） 后续工作 □ 资料存档 □ 费用决算 □ 信息发布（内网、外网、媒体） 5.会议类别 会议 会议 会议名称 会议目的/内容 会议频次 参会人员 发放范围 召集人 记录 讨论决定行使职 工持股会的股东 董事会全体 集团董事 每年至少一 董事会秘 权利和义务及由 董事长 成员/全体股 全体会员 会/股东会 次 书 董事会讨论决定 东大会会员 的事项。 CEO办公会 集 团 CEO 讨论需由CEO决定 CEO 指定的 根据需要召 CEO