商务活动的的策划与织36参观考察.ppt

商务参观、考察 本次课主要内容： 一、参观活动安排 二、考察活动安排 三、案例赏析 四、情景模拟训练要求 一、参观活动安排 1. 参观活动概述 2. 对外开放参观 3. 组织公众游览观光 4. 外出参观学习 1. 参观活动概述 ? 参观游览活动是社会组织组织社会公众或员工进行 的参观学习活动和旅游观光活动。参观的公众可以 是员工家属、新闻工作者、主管部门领导人、学校 师生和其他对本组织感兴趣的公众等。通过组织公 众参观游览，不仅有助于公众认识社会组织，而且 有助于相互交流思想和情感。 ? 举办参观游览活动通常要做到：第一，安排社会组 织的领导人陪同，并建议他们和蔼可亲地向公众介 绍情况、交流看法；第二，参观社会组织与游览近 距离的风景胜地相结合；第三，游览时间不宜过长 ，通常半天为宜，如果条件允许，可安排公众用餐 ；第四，做好安全工作和组织工作，务必避免人员 遗失和伤亡情况的发生。 2. 对外开放参观 ⑴、对外开放参观活动概述 ⑵、对外开放参观活动组织工作 ⑶、对外参观活动注意事项 ⑴对外开放参观活动概述 ? 组织向社会公众开放，组织他们参观本组 织，是增进与公众之间的联系和了解的手 段之一，其目的是增加本组织的透明度和 扩大本组织在社会上的知名度，争取公众 的理解和支持，表明它的存在是有利于社 会和公众的。同时，开放参观有助于消除 人们对本组织的某些不解和疑虑，改善社 区关系。 ⑵对外开放参观活动组织工作 参观活动虽然比较简单，但是组织得好不 好效果有天壤之别，因此，组织的公关人 员，要认真做好参观活动的组织工作 : ①明确参观活动的目的和主题 ②确定邀请对象 ③确定参观时间 ④搞好接待工作 ⑤拟定参观活动路线 ⑥做好宣传工作 ⑦其他工作安排 ①明确参观活动的目的和主题 ? 任何一次开放参观，都应确定一个明确的 主题，即想通过这次活动达到什么样的效 果，给参观者留下什么印象。常见的主题 有：强调企业的优良工作环境，表明企业 是社区理想的一员，只会给社会和周围的 公众造福。 ②确定邀请对象 ? 参观活动的邀请对象主要有三类： ? 员工家属。社会组织邀请员工家属前来参观， 让他们了解自己亲人所从事工作的重要性，以 便在以后的工作中给予大力支持。 ? 逆意公众。邀请对社会组织持怀疑态度和抵触 情绪的公众参加参观活动，改变他们对社会组 织的态度，从而影响更多的公众。 ? 新闻媒介。邀请新闻记者，编辑，专栏作家， 节目主持人等参加参观活动，以便取得他们对 本组织的了解和支持，借助新闻媒体及时扩大 社会组织的影响。 ③确定参观时间 ? 除了政府要员的时间不能由组织安排外， 其他公众参观时间都可由组织决定。 ? 开放参观既可以常年进行，也可以定期进 行。 ? 一般来说，开放参观宜安排在一些特殊的 日子，如周年纪念日、逢年过节，或者大 型的机器开工等。 ? 还要注意季节、气候，如暮春、初秋气温 较好，是理想的参观时间，太热，太冷都 不宜安排参观， ? 同时还应避免一些对有关公众更有吸引力 的社会活动日期等。 ④搞好接待工作 ? 对参观者应热情周到地做好接待工作。 ? 应有专门的接待人员负责登记，讲解，向 导等工作。 ? 安排合适的休息场所和茶水饮食，赠送有 意义的纪念品。 ? 有关部门负责人或组织负责人必要时要亲 自出场热忱地迎送参观者，介绍本组织的 发展情况，感谢来宾光临，竭诚征求大家 的意见。 ⑤拟定参观活动路线 ? 参观活动不是一种自由，随便的活动，不 能任由参观者到处乱走动，要提前拟定好 参观路线，制作向导图及标志，标明办公 室、餐厅、休息室、医务室、厕所等有关 方位。 ? 如有保密和安全需要，应注意防止参观者 越过所限范围，以免发生意外的伤亡事故 和影响正常的工作秩序 。 ⑥做好宣传工作 ? 为了使参观活动起到应有的效果，还应准 备一份简单易懂的说明书或宣传材料。 ? 在参观之前，先放录像片或幻灯片进行介 绍，帮助参观者了解组织的主要概况。然 后再由向导陪参观者沿参观路线作进一步 解释和回答问题。 ? 最好将参观者分成十人以内一个小组，这 样既便于组织，又能让参观者听清讲解。 ? 公关人员的解说词要写得简明扼要，主要 配在图表、数字、模型、样品下方，标语 一般写在前面或后面，还可用照片来增加 展览的形象性。力求给参观者留下一个好 印象。 ⑦其他工作安排 ? 对外开放参观活动不仅仅是公关部门的责 任，也是组织内全体员工的责任，除了公 关部门的准备、组织工作要做好外，要让 员工了解开放的责任，并积极配合，保证 各