专案采购计划之准则建立.pptVIP

專案採購計劃之準則建立 簡介最有價值的採購方式採購步驟 需求 書面申請 招商、選商 合約管理 合約結案 教學大綱 簡介(1/2) 專案採購計劃是一個專案計劃中不可缺少的組成要素。 專案團隊將使用採購規劃，以評估 /檢討整個採購過程，以便正確的判斷和決策將有利於整個專案的成功。 州採購會評估 IT並提出徵求建議書（RFP）做為北卡羅萊納州的採購程序的依據；他們將按照既定的標準通過立法並公佈於“IT Procurement”的網站上。 簡介 (2/2) 專案採購計劃所敘述的目的是為了使採購資訊技術（IT）的產品或服務更為方便。 這項專案採購計畫總成本超過10萬美元（通過使用RFP與RFQ），專案經理和他們的專案團隊應使用此建議書為參考，來建立一個採購計劃，使任何規模的專案採購計畫都能達到最佳獲利狀態。 最有價值的採購方式 北卡羅來納州制定的資訊技術採購規則，可評選出最有價值的採購方法來採購資訊技術。 這種方法的目的是創造最有價值的購買依據，並且允許執行專案的研究小組所選擇IT產品或服務上基礎的數量以及必須確定其標準，目的是為了顯示出之間的差異與建議。 採購步驟(1/4) 採購計劃應該包含5個重要步驟，分別為： 需求 提出書面申請 招商選擇 合約管理 結案 採購步驟(2/4) 在專案啟動階段，專案工作流程會先該機構的定義出，找出專案和業務發展情況（例如：專案啟動以及所有構成的要素都必須依賴UMT PPM的工具）以支援執行。 所提供的資料批准完成，同時該機構與組織必須概述（附錄A）作為專案通過各種途徑以及其生命週期。 採購計劃是建立在初始階段的專案生命週期（專案計劃 /章程文件列在底下的專案組合管理工作流程）。 在採購規劃步驟，需有一點戰略看法，然而，在大多數情況下做出的決定或購買產品早已經確立。 專案組合管理流程圖 採購步驟(3/4) 採購計劃遵循了階段專案計劃的各種步驟和審查，作為採購計劃中概述的工作流程(附錄 B)。 大部分的採購工作發生在專案規劃和設計階段，而且在某些情況下決定採購服務可以通過規劃確定的過程。 合約管理動作在專案執行和規劃階段就已經開始；在需求採購計劃的步驟，必須先做採購需求分析，決定該產品（設備、服務、專案資源等）、建立工作說明書、開發產品規格（設計、性能、功能性），並確定主要的專案里程碑，並建立招標書。 採購計劃工作流程圖 採購步驟(4/4) 徵集活動的步驟，包括採購計劃招標書的簽發、接收的建議、供應商協商、評估的建議與獎勵合約。 採購合約管理這個階段，須由代理機構取得合約並且與供應商緊密合作，以確保合約上的需求得到滿足。 最後採購計劃的結案，須由代理機構檢驗已收到的產品或服務，有沒有任何未結的發票和未結清的款項(附錄 E) 。 附錄E-採購計劃模板 採購計劃的交付-需求(1/2) 進行市場分析，獲得概念性產品或服務。 執行分析購買的模式。 估計投資成本與採購計劃。 採購計劃的交付-需求(2/2) 依據採購計劃，從適合的代理機構部門獲得授權(如：採購、財務、資訊科技部門的負責人)。 核準適當的專案計劃應具有，足夠的資金可運用、核準的專案與相關機構正式的支持/批準的專案)。 建立一個專案的採購團隊(計劃經理、專案經理、專案相關議題專家、機構採購專員、IT專家、業務合作夥伴、法律專家、金融專家、資訊長、財務長等)。 採購計劃的交付-書面申請(1/2) 確認提供必要的規範。 由適當的專案採購團隊成員提出招標程序書(徵求建議書)。 利用標準招標文件(附件A、B、C)。 建立評估準則(使用最好的價值權衡成法)。 制定詳細且完善的數學得分計算方式。 決定是否招開招商說明會。 開發變更請求管理的計劃。 開發供應商付款的計劃。 附件A-代理商技術需求查檢表 附件B-供應商系統設計(1/2) 附件B-供應商系統設計(2/2) 附件C-代理機構技術配置文件(1/2) 附件C-代理機構技術配置文件(2/2) 採購計劃的交付-書面申請(2/2) 最後審查採購團隊，並將最終批準的建議書，按照IT採購審查和批準的方式由採購官員發送至全州。 全州的IT採購將由ETS(企業技術策略)審查產品說明書是否符合全州技術體系結構。 採購計劃的交付-招商選擇(1/3) 發出招標文件(建議書)。 在一個公開論壇回答供應商問題(問答的結構將會根據建議書出版說明)。 如有必要，供應商需準備產品展示或口頭陳述。 接收和評估建議(按照專案採購團隊)。 採購計劃的交付-招商選擇(2/3) 建立競標的範圍。 發送「在範圍內」的建議，並審查是否與STA具有一致性。 確保維護和運營合約規定的地址為5年生命週期的投資。 在最佳和最終報價前，與範圍內的供應商洽談。 無法與其他廠商共享訊息。 採購計劃的交付-招商選擇(3/3) 要求BAFO。 重