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31 一段秘书：发通知。用电子邮件或在黑板上发个会议 通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。 二段秘书：抓落实。通知之后，再打一通电话与参会 的人确认，确保每个人被及时通知到。 三段秘书：重检查。发通知，落实到人后，第二天在 会前 30 分钟提醒与会者参与，确定有没有变动，对临 时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保 证总经理在会前知悉缺席情况，也为总经理确定缺席 的人是否必须参加会议留下时间。 2020/4/6 32 四段秘书：勤准备。发通知，落实到人，会前通知后， 去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常， 并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点 有会议。 五段秘书：细准备。发通知，落实到人，会前通知， 也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总 经理的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议 题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的， 否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清 的事争吵）。 六段秘书：做记录。发通知，落实到人，会前通知， 测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程 中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个 录音备份）。 2020/4/6 33 七段秘书：发记录。会后整理好会议记录（录音）给 总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员， 或者其他人员。 八段秘书：定责任。将会议上确定的各项任务，一对 一地落实到相