英文电子邮件的写作特点和格式.pdfVIP

英文电子邮件的写作特点和格式 一、主题 主题（Subject）框的内容应简明地概括信的内容，短的可以是一个单词， 如 greetings ；长的可以是一个名词性短语，也可以是完整句，但长度一 般不超过 35 个字母。 YES ：Supplier training NO ：professional trainees from sister company should abide by rule of local company （太长） 主题框的内容切忌含糊不清。 NO ：像News about the meeting 这样的表达， YES ：应改为 Tomorrows meeting canceled。 一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。另 外一种较为正规的格式可将除了少于 5 个字母的介词、连接词或冠词 之外的每一个单词的首字母大写。 YES ：New E-mail Address Notification ；Detailed calculation NO ：detailed calculation 视信的内容是否重要，还可以开头加上 URGENT 或者 FYI （For Your Information，供参考），如：URGENT ：Submit your report today! 二、称呼 1、E-mail 一 般 使 用 非 正 式 的 文 体 ， 因 此 正 文 （ Body） 前 的 称 呼 （Salutation）通常无须使用诸如 Dear Mr. John 之类的表达。在同辈的亲 朋好友或同事间可以直呼其名，但对长辈或上级最好使用头 加上 姓。YES ：Tommy，或者 Mr. Smith。 2、称呼和正文之间，段落之间，正文和信尾客套话之间一般空一行，开 头无须空格。如： Jimmy, I received your memo and will discuss it with Eric on Wednesday. Best, David 3、人家的名字千万不要错,老一辈的看到名字错就干脆撵去垃圾桶. 同样, 头 都不要 错. 头 或学位 ,任 择其一吧 .以下是一样 的 : Howard E. Wyatt, Dr. Howard E. Hyatt 4、多过一个男人,用 Messrs,就 Misters 的意思,不过不要跟名字,跟姓 就行啦. YES: Messrs. Smith, Wyatt, and Fury 。女人呢? YES ：用 Mesdames, Mmes., or Mses. 同样 不 要 跟 名 字 . 例 子 : Mses. Farb, Lionel, and Gray 。男女一齐呢? 弄清楚称呼就行 .例如 : Dr. and Mrs. Harold Wright ；Mr. Harold Wright and Dr. Margaret Wright ；Mr. and Mrs. Harvey Adams-Quinn 。 5、有人有自己头 就要跟紧,例如有人有荣誉学位就不喜欢用一般的 头 ,有时大头不知道对方头 ,干脆用 Ms.算了. Ms. Sarah Gray 6、职 短可以一行过,长就下一行吧.例如: Ken Green, President ／ Ken Green ／Vice President of International Operations NO ：Ken Green ／Vice President of Unicom China YES ： Ken Green ／Vice President, Unicom China 7、老外的名字有时有 Jr. 或 Sr.,之前的逗点是随你喜欢的,以下都 正确,不要笑人: 　 YES ：Michael J. Smith, Jr. ／Michael J. Smith Sr. 8、用人家的名字总好过人家的头 称呼. 如果没有名字,或者是很正 规信的信件,可以考虑这些： Dea