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九、公司文书收发作业规范 九、公司文书收发作业规范 第一条 主管部门 第一条 主管部门 本公司所有外来文书，都由总务部文秘室统一接受。 本公司所有外来文书，都由总务部文秘室统一接受。 第二条 处理方法 第二条 处理方法 文秘室按下列规定处理所到达的文书： 文秘室按下列规定处理所到达的文书： 1．把公司文书与私人文书区分开来。 1．把公司文书与私人文书区分开来。 2．由文秘室直接开启送达的公司文书，并在文书的空白处加盖收发印章， 2．由文秘室直接开启送达的公司文书，并在文书的空白处加盖收发印章， 注明收发日期。 注明收发日期。 3．对于送达各部门且不能开启的，估计涉及内容与事项重要的文书，以及 3．对于送达各部门且不能开启的，估计涉及内容与事项重要的文书，以及 绝密文书，只需在封面上加盖文秘室收发印章，注明收发日期。 绝密文书，只需在封面上加盖文秘室收发印章，注明收发日期。 第三条 登记 第三条 登记 凡符合下列规定的文书，都必须做好登记。 凡符合下列规定的文书，都必须做好登记。 1．在一般文书或送交部门的普通文书中，如果判定或者未开启也能判断是 1．在一般文书或送交部门的普通文书中，如果判定或者未开启也能判断是 重要的文书，或者夹带重要物品的文书。 重要的文书，或者夹带重要物品的文书。 2．专人传递送达的文书， 2．专人传递送达的文书， 3．标有“绝密”或“亲启”字样的文书。 3．标有“绝密”或“亲启”字样的文书。 第四条 电报、快递文书 第四条 电报、快递文书 文秘室必须优先处理电报、特快专递类文书，不得拖延。 文秘室必须优先处理电报、特快专递类文书，不得拖延。 第五条 公休 日到达的文书 第五条 公休 日到达的文书 凡下班后、或者缺席工作时间以外到达的文书，一律由值班留守人员接收， 凡下班后、或者缺席工作时间以外到达的文书，一律由值班留守人员接收， 于此后第一个工作日早晨移交文秘室。 于此后第一个工作日早晨移交文秘室。 第六条 分发 第六条 分发 文书的分发按下列要点进行： 文书的分发按下列要点进行： 1．写给各部门的文书，经登记后直接分发给各部门的主管。 1．写给各部门的文书，经登记后直接分发给各部门的主管。 2．重要文书、专递文书或者夹有重要物品的文书，直接送交文书接受人， 2．重要文书、专递文书或者夹有重要物品的文书，直接送交文书接受人， 在接受人不在的情况下，嘱托部门主管转交。领取文书者必须在登记簿上签名盖 在接受人不在的情况下，嘱托部门主管转交。领取文书者必须在登记簿上签名盖 章。 章。 3．文书中一切夹带或附有的物品，必须原样送到当事人手中。 3．文书中一切夹带或附有的物品，必须原样送到当事人手中。 4．私人信件直接分送本人（在特殊情况下也可由代理者领取），在必要情 4．私人信件直接分送本人（在特殊情况下也可由代理者领取），在必要情 况下，让领取者在登记簿上签名盖章。 况下，让领取者在登记簿上签名盖章。 第七条 回复 第七条 回复 各部门在接到文书时，应给文秘室一个回复，表示那些需要回复的文书已经 各部门在接到文书时，应给文秘室一个回复，表示那些需要回复的文书已经 收到。 收到。 第八条 退回 第八条 退回 分送给各部门的文书，如果出现差错，或不是所在部门接收的文书，应直接 分送给各部门的文书，如果出现差错，或不是所在部门接收的文书，应直接 退回文秘室，再由文秘室处理。 退回文秘室，再由文秘室处理。 第九条 电报电话记录 第九条 电报电话记录 收到电报后在“