附件2会计档案归档整理规范.docVIP

- PAGE 2 - 附件2 会计档案归档整理规范 会计档案盒 会计档案盒的外形尺寸采用310mm×220mm(长×宽), 盒脊厚度为30、50 mm。 会计档案盒正面 单位名称：填写形成会计档案的单位的规范名称。 “会计档案”四个字用30×30mm黑体字红颜色印刷。 会计档案盒盒脊 全宗号：上级档案部门给定的每个全宗代码。 “单位”栏内，单位名称和立卷部门名称均可填写标准简称。 年度：用4位阿拉伯数字填写。 月：填写会计凭证、中期财务会计报告的形成月份。 “类别”，分凭证、年度财务会计报告、中期财务会计报告、工资支付单、库存现金日记账、银行存款日记账、总账、明细账、辅助账，会计档案保管、移交、销毁清册，可使用规范简称： 年度财务会计报告年报 中期财务会计报告中报 工资支付单工资单 库存现金日记账现金账 银行存款日记账银行账 会计档案保管清册保管清册 会计档案移交清册移交清册 会计档案销毁清册销毁清册 保管期限：分为永久、定期30年、定期10年，使用“永久”“30年”“10年”标识。 会计处理号：财会部门保管会计档案时编制的顺序号。即在一个会计年度以内，分别按照不同的保管期限编排的流水号。 案卷号：案卷流水号，在同一个案卷目录（或分类体系的最低一级类目）内不允许出现重复的案卷号。同一年度会计档案按保管期限由长到短排序并自然编号。 加盖卷盒脊背各项内容用蓝、黑色印油，字体、字号各单位自定。 卷盒脊背的印刷字用三号黑体字红颜色印刷。 会计档案归档卷位戳 归档卷位戳加盖位置：凭证、财务会计报告及档案保管、移交、销毁清册等在案卷封面右下侧，账本在扉页右下侧。如案卷封面已印有归档卷位戳记各项内容（如会凭23），可不加盖归档卷位截记，但各项内容应填写清楚。 加盖归档卷位戳时使用红色印油，内容用蓝、黑色填写。 会计报告的归档封面（牛皮纸）格式见附件。 会计档案备考表 说明：填写卷内资料缺损、修改补充、移出、销毁等情况。案卷立好后发生或发现的问题由有关的管理人员填写并签名，标注时间。 立卷人：填写整理本盒会计凭证的人员姓名。 立卷时间：填写档案形成时间，如年报为。 会计档案保管清册 案卷题名：由整理会计凭证的人员自拟，应准确概括本卷会计档案的内容。填写案卷题名时，会计凭证应写明凭证种类、自编起止号，明细账应填写科目，多个所属单位财务会计报告合并装订时，应写明单位名称（可用标准简称）。 卷内张数：指会计凭证总个数、账页总页数或财务会计报告的总张数，根据该卷会计档案的具体张数填写。 会计档案移交清册 移交部门及移交人：由单位内财会部门及其管理人员填写并盖章签字。 接收部门及接收人：由单位内档案部门或接收会计档案的有关部门及其管理人员填写并盖章签字。 会计档案卷内目录 序号：以卷内文件材料排列先后顺序填写序号，亦即件号。 责任者：填写对档案内容进行创造或负有责任的团体和个人，即文件材料的署名者。 题名：即文件材料标题，一般应照实抄录，没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[]”号。 日期：填写文件材料的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日， 页号：填写卷内文件材料所在之页的编号。 备注：在需要说明情况的文件材料栏内打“*”号，并将需说明的情况填写在备考表中。 会计档案卷内目录适用于财务会计报告和其他类会计档案的整理。以A4纸打印。 会计档案案卷目录（档案部门整理） 存放位置：案卷存放的库房和柜架编号。 会计档案目录应按案卷排列上架的顺序填写，以A4纸打印，将一个年度内的一个部门或一个保管期限的案卷目录分别装订，编上张号。案卷目录装订成册后，一册编一个流水号（即案卷目录号）。案卷目录应保存电子版本。 会计档案案卷目录索引（档案部门整理） 会计档案案卷目录索引式样按附件3-14填写。 会计档案案卷目录索引，以A4纸打印，放在案卷目录的前面，与案卷目录一并装订?。 会计档案归档说明（档案部门整理） 会计档案归档说明单独装订成册，放在案卷目录索引前面，其内容包括： 年度内归档财会部门，应归档但尚未归档部门及其原因。 年度内会计档案的归档数量，按保管期限和类别划分各多少卷。已归档的档案是否齐全、完整。 已归档案卷质量情况。 会计档案分类排列上架情况。 会计档案损坏情况。 会计档案销毁及留存情况。 其它需要说明的问题。 会计档案的分类排列 会计档案一般采用“年度－立卷部门－保管期限－类别”进行四级分类排列。其中，保管期限同为30年的案卷，按照总账、明细账、日记账、辅助账、凭证、会计档案移交清册的顺序排列。