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文书处理方案 一、文书处理的目的 为使公司文书处理工作规范化。 二、文书的收发处理 （一）公司可以把文书按机密程度分为以下几种： 1、绝密。指极为重要并且不得向无关人员泄漏内容的文书。 2、机密。指次重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透露的文书。 3、秘密。指不宜向公司以外人员透露内容的文书。 4、普通。指非机密文书。如果附有其他调查问卷之类的重要东西，则另当别论。 5、传阅。指在本公司内部传阅或传达的文书。 （二）文书处理要求： 1、可以把公司文书与私人文书区分开来； 2、由办公室直接开启送达的公司文书，在文书的空白处加盖办公室收发印章，注明收 发日期； 3、对于送达各部门且不开启也能估计所涉及内容与事项的文书、估计事项并不重要的 文书、绝密文书和亲启文书，不必开启，在封面上加盖办公室收发印章，注明收发日期； 4、专人传递送达的文书以及标有绝密类或亲启字样的文书，可以采用登记的方式； 5、办公室可以优先处理传真、特快专递类文书； 6、凡下班后，或者规定工作时间以外，或节假公休日到达的文书，一律由值班留守人 员接收，可以于此后第一个工作日早晨交办公室； 7、经办文书遇有关系重大足以影响公司权益的重要文件，可将正本妥善保藏，如有应 用均以副本或影本处理； 8、为利于文书处理并达分层负责目的，经办人可就内容签拟意见，避免只签名而无意 见； 9、经办文书可视其轻重而定缓急，如案情涉及其他部门，可照会办理，对于会稿案件 会办部门可按速件处理。 （三）各类文书处理原则： 1、普通文书的处理原则如下： 1）由部门经理以上级别的主管负责对文书进行审阅、回答、批办以及其他必要的处 理，或者由其指定下属对文书进行具体处理； （2）如果遇到重要或异常事项，可及时与上一级主管取得联系，按上级指示办理； （3）各种有关联的事项，可与各部门商议后处置。 2、机密文书的处理原则如下： （1）机密文书原则上可由责任者或当事者自行处理； （2）指名或亲启文书，原则上可在封面上注明文书所涉及事项的要点和发文者姓名， 并由发文者封缄； （ 3）到达的指名或亲启文书， 原则上由信封上所指名的人开启， 其他人不可擅自启封。 3、文书的阅览原则如下： （1）文书被阅览后，阅览者可签字，表示已经阅览完毕。如有必要，可在文书的空白 处填写阅览后的意见，并转给或交还给文书主管； （2）有必要在各部门传阅的文书，可附上 “传阅登记簿” ，按 “传阅登记簿”规定栏 目填写，并最终交还给文书主管。 （四）文书的分发处理要求： 1、写给各部门的文书，经登记后可直接分发给各部门； 2、重要文书、专递文书或者夹有重要物品的文书，直接送交文书接受人，在接受人不 在的情况下，可委托部门主管转交，领取文书者在登记簿上签名盖章； 3、文书中一切夹带或附有的物品，要原样送到当事人手中； 4、私人信件直接分送本人 （在特殊情况下也可由代理者领取） ，在必要情况下，可让 领取者在登记簿上签名盖章； 5、各部门在接到文书时，在必要情况下，可给办公室一个回复，表示那些需要回复的 文书已经收到； 6、分送给各部门的文书，如果出现差错，不是所在部门接收的文书，可直接退回办公 室，再由办公室处理； 收到电报后在 “文书登记簿”上做好登记，按到电话后填写 “电话记录传票” ，但 普通的电话不必记录； （五）文书处理期限要求： 1、收发人员收文时，原则上可随到随送，避免积压； 2、分文人员的分文日期，可由各公司视其收文数量自行制定； 3、经办人员的处理期限： （ 1）速件、电报、机密文件等可随到随办，于文到一日内处理完毕为原则； （2）一般案件可由部门主管斟酌经办人的工作量，指定处理期限，一般以文到三日内 处理完毕为原则； （3）来文定有答复期限者，可尽力于来文所定期限内处理完毕； （4）对于计划、试验、研究、开发、规章修订、测定、搜集资料等特殊案件，部门主 管应斟酌实际需要分别规定其处理期限； （5）监印人员可于当天完成用印； （6）文件归档，可日案日清； （7）签呈案件，按分层负责的执行层次，由各公司自行制定时限。 三、文书的寄发 （一）文书的邮寄、送发统一可由办公室负责； （二） 寄发公司外的一般文书， 可由各部门及有关人员封缄之后， 直接送交办公室统一 寄发； （三）汇集所有待发文书，做好 “文书发送登记” ，待发文书可在一定时间内以特快专 递以及传真等形式，即时发出； （四）凡机密或亲启文书，办公室可加盖 “绝密”、“密”、“亲启”等字样印章后发送， 并给发文部门或发文者必要的回复； （五）其他重要文书或快递文书，可加盖 “专递”、“面呈”、“快递”等字样印章，并 给发文者必要的回复； （六）邮费与电报费用可由办公室统一开支； （七）办公室按月决算全部邮费与电报费用开支。 四、文书稽催 可于处理期