订单合同交付及售后服务管理制度.docxVIP

制度名称 订单（合同）交付及售后服务管理制度 制度文件编号 本制度共4页 编写部门： 制度审核人： 签署： 生效日期： 发放部门： 南昌硬质某某公司 订单（合同）交付及售后服务管理制度 第一条 销售合同管理是产品销售的一个重要环节，销售合同必须符 合《经济合同法》及国家有关法律法规和规定。 第二条公司的销售业务原则上必须以书面形式订立合同。 第三条 合同的磋商：在合同签署前，必须进行充分的磋商。磋商可 通过书面（包括信函、函电、传真等）或口头方式进行。须 征求技术、生产、财务部的意见，须同有关部门协商一致， 并就合同的有关内容同购货方达成一致意见。 第四条 合同文本内容：买卖双方的名称、地址、合同编号、签约日 期、商品名称、规格、价格、数量、包装、运输方式、装运 港、目的港、装运期限、保险、付款条件、违约责任等。 第五条 合同评审与签约：合同经磋商达成一致意见后，应由业务人 员制作合同文本。根据合同内容由技术研发、生产、财务、 市场等部门对合同进行评审，并由法定代表人或法人代表委 托人在授权范围内签约盖章后由业务人员发送购货方签约。 第六条排产 （一） 销往国外市场的大宗货物，原则上根据订单排产。 （二） 对于预测的订货排产，必须经主管领导同意。 三） 对于紧急订单，须经产销协调会议主管生产副总意见 后安排生产。 第七条 合同的履行 （一） 合同订立后，业务人员应尽快登录五矿商会网站进行合 同预审核，并将合同寄商会签章后尽快登录配额许可证事 务局网站进行许可证申领登记，在部门统一安排下领取许 可证。 （二） 应提前联系船运公司，安排货物的托运。 （三） 货物备好后，应尽快在质量管理部的配合下进行货物的 报验、报关工作。 （四） 货物出运前应做好货物的运输保管和 /或出口信用保 险。 （五） 货物出运后， 业务人员应及时做好催款工作， 逾期未收 款项应立即向部门领导汇报。 （六） 结汇后应尽快进行外汇核销。 （七） 业务员应跟踪货物的生产、 发运的整个过程， 及时发现 问题，协调有关部门的工作，保证合同的履行。 第八条 合同的变更：在合同履行过程中当碰到问题须变更合同 的应在合理期限内与对方当事人进行协商、妥善处理， 并按合同签署的审批权限与程序进行，做好合同修改文 本。变更后的合同内容必须以排产单的形式立即通知生 产安全部。 第九条 合同纠纷处理：合同在履行过程中与对方发生纠纷的， 应在互谅、互让的基础上与对方协商解决。无法协商解 决的，应向公司主管副总汇报，并按合同规定请有关仲 裁机关仲裁，业务员必须及时收集有关证据资料。 第十条 售后服务管理 （一） 与客户建立良好的合作关系， 并保持密切联系， 经常征 求客户的意见，主动调查和分析市场动向。 （二） 对客户来函、来电提出的关于改进产品质量或销售运作 方式的建议和意见予以足够重视，认真做好记录并及时与 技术研发部、质量管理部等相关部门联系，共同研究，切 实做到事事有回应。 （三） 凡本公司产品售出后客户反映质量异常 （客户投诉）时，应及时调查、处理、解决并认真填报客户投诉处理单。 （1） 详查客户投诉产品的品种、 规格型号、数量及交运日期， 了解客户投诉要求，确认客户投诉理由并及时向营销部 领导反映。 （2）将投诉的详细情况告知质检部门和生产管理部门，共同 进行原因认定， 检验确认，明确责任，提出拟处理意见。 （3）如各部门对客户投诉处理意见存在异议时，应及时向公 司主管副总呈报处理。 （ 4）客户投诉的处理必须在接到国内投诉 10 日内、国外 15 日内完成。 （5）及时向客户传达投诉处理结果，并迅速实施处理方案， 如退货、换货、给予销货折让等。对于经同意后的客户退回的货物，必须经质量管理部检验认可后方可入库。 （ 6）如经调查后认定非本公司过错而属误解的，要耐心细致 的向客户做出解释。 四） 适时集中研究售后服务记录， 总结经验， 使售后服务不 断得到完善。