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资料文件控制管理 1目的 规定公司文件和资料的管控方法，确保质量管理体系文件的有效运行特制定本程序。 2范围 适用于本公司所有的文件和资料的控制。 3职责 3.1总经理：负责质量手册的批准。 3.2管理者代表：负责组织相关部门编制公司质量手册和程序文件，负责公司二阶文件的 批准，对文件运行 的有效性和适宜性负责。 3.3文控：负责公司质量体系一、二、三阶文件、质量记录空白表单和非技术类参考文件 的归口管理， 负责该类文件格式、编码的评审、分发、回收、作废、销毁。 3.4工程部：负责公司外来技术文件参考资料的归口管理。 3.5各部门负责人：负责三阶文件的批准，参与二阶文件的评审与会签，对质量管理体系 文件运行有效性进 行监督。 3.6各部门：负责本部门二阶文件的制定及三阶文件的制定与编码，作业文件的审批并参与 本部门关联文件的评审与会签及质量管理体系文件培训与实施。 3.7文件制定、会签、审核、批准权限： 文件阶层 文件类型 文件制定 审核 复审 批 准 一阶 质量手册 ISO专员 信息及标准化 主管 管理者代表 事业部总经 二阶 程序文件 主导部门主 管 信息及标准化 主管 / 管理者代表 事业部总经 三阶 流程类 主导部门主 管 信息及标准化 主管 / 管理者代表 事业部总经  工艺技术 相关人员 部门负责人 / 中心负责人 制度、规 部门经理/ 主管 信息及标准化 主管 人力资源总监 事业部总经 四阶 空白表单 相关人员 部门助理 / 部门主管 4程序 4.1文件识别、编码规定: 4.1文件识别、编码规定: 4.3文件样式规定 4.5.1.1 一、二、三阶文件的版本号依次为（ 4.5.1.1 一、二、三阶文件的版本号依次为 （A――指第一版），修 公司文件抬头样式433质量手册、程序文件的封页与正文样式，参见附件三 /四样板。 4.3.4作业文件、管理制度文件的封页与正文样式，参见附件五 /六样板＜ 4.4文件的制订、审批、分发、使用、归档参见【附件一】 《文件制定流程》 4.5文件的变更、作废参见【附件二】《文件变更流程》 4.5.1版本号及修改号 改号序号依次为0、1、2、3、4、5（ 0――指初始状态），修改号在5次以上, 自动换版（例如：目前是A5版，下次再修改就是B0版）； 在文件修改处 一 表示修改号；修改第二次用 表示; 四阶文件（表单）版本号序号依次为 A、B CD E……（A指第一版）; 各类作废文件原件文控至少须保存以下年限，达到以下年限时，文控可作不保存 处理。质量手册、程序文件：五年，作业类文件：三年，外来文件：二年（注： 如客户有指定文件保存年限，按客户要求执行） ，记录保存年限参照《记录控制 程序》。 质量记录管理参见《质量记录控制程序》 文件在使用过程中，如文件被污损、丢失，持有者应及时报告，填写《文件增补发申请 单》经ISO专员审批后，由文控中心重新发放，文控中心需回收旧文件后再重新发放， 回收旧文件进行销毁处理。 凡是受控文件因丢失，均需填写《文件遗失调查处理单》至文控。 外来文件的管制 外来文件收集、识别 信息标准化办公室：负责本公司适用之国际、国家、行业、地方法律法规及与 管理体系有关之国际、国家标准的归口管理。 工程部：负责公司外来技术文件参考资料的归口管理。 营销中心：负责顾客提供的各类技术文件、图纸、样品等客供文件的归口管 理。 采购部：负责供应商提供的各类文件及样品的归口管理。 营销中心和采购部：负责对顾客和供应商所发送的电子邮件有参考和保留价 值应予以电子档保存或打印纸质档保存。 各部门识别出的外来文件经过部门负责人核准后，登录于《外来文件登记表》上， 控制其分发，并妥善保管，并按《顾客财产控制程序》进行管理。 印章管理 公司的印章包括受控文件章，作废保留章、作废章和参考文件章。 受控文件章样式： 5 文件与记录格式要求 公司所有管制文件的字体编制 一阶文件，大标题（质量手册）使用隶书初号粗黑字体，文件样版框内使用小四号 粗黑色宋体字符，文件内的标题（如颁布令、公司简介、质量方针、质量目标…） 使用小二粗黑色宋体字符，正文内容均用五号黑色宋体字符，插入的图表使用小五 号黑色宋体字符； 5.1.2二、三阶文件，大标题使用隶书一号粗黑字体，文件样版框内使用小四号粗黑色宋 体字符，正文内容均用五号黑色宋体字符，插入的图表使用小五号黑色宋体字符； 5.1.3四阶文件编制要求实用，其设计内容不与其他表单重复，样式美观， 内容字体均 使用黑色宋体，字体大小以实际情况而定，主要以五号字体使用，且最大不超过五 号字体，内容多，字体可逐渐缩小。 一、二、三阶文件注示内容均使用小五号粗黑宋体字符； 文件需要排序编制，一律使用阿拉伯数字； 5.2.1文件内总序列编排，（如1 2 3 4……）前面