企业如何有效组织会议.docx

企业如何有效组织会议 ?(2007-02-14 12:43:02) 转载▼ 分类：? \t "/s/_blank" 企业管理 ? ????现在很多人都在抱怨企业内文山会海，不仅多而且效率特低，大家对会议都有一种抵触情绪，一提到开会就会不爽。因为有些会议是：会而不议，议而不决，决而不行，行而不果！有些会议弄成“一言堂”，有些会议成了吵架会，所以，一次次地开会，一次次地重复问题，让大家觉得会议是一种“折磨”。其实会议是一种很好的沟通方式，如果一个企业什么会也不开，也是不行的。但如果对企业没有实施有效管理，那么会议很多是浪费时间，最终的结果是导致大家对会议反感。那么，企业应该如何有效召开会议？本文给出以下几点建议： 1、??????会议的目的。企业必须弄清楚，为什么要开会？会议有很多种，如座谈会、检讨会、总结会、探讨会、协调会、分析会等等（当然有些会经常是组合在一起的），不同的目的，其会议形式就有所不同。任何一个会议都应该有它的目的，如座谈会的目的有：说出与会者的想法、融洽关系、调整工作气氛等等，而早会的目的是：总结前一天的工作，指出优缺点；布置今天的工作任务，需要注意的地方等等。如果没有目的地开会，这个会就不可能会开得成功。 2、??????会议的时机。有些会议是可以确定频次的，如月度/季度/年度会议，甚至日会/周会，这里主要看工作性质，不同的工作性质，频次很可能不一样，这样的会称为例会。另外就是临时如开会议，这种会一般是有需要才召开，如质量/市场分析会、工作协调会等等。一般临时会议是越少越好，越少体现企业内的沟通越好，各部门处理问题的能力越强。 3、??????会议的准备。包括确定出席人员、会议通知、议程、会议场所、记录人员确定，甚至包括发言稿、茶水、话筒、座位安排等等，视具体情况而言（如果是网络或电话会议，更要做好有关准备，如网络调试、时间确定等等。）。一些临时会议必须提前通知，确保相关人员能准时出席。一些重要的会议，临开会前，应检查一下准备工作，防止有所疏漏。 4、??????会议控制。任何会议都应该有一个主持，这个主持的任务就是控制会议时间、保持会议有序进行、对会议进行总结、作出会议决议等等。如果有议程的，按议程进行，没有议程时，会议主持就更重要了，如控制发言的时间（如打断那些冗长的发言）、防止会议期间的争吵、对那些可以作出决定的议题及时作出决定、无法做决定的议题如何处理等等。所以会议主持必须具有足够高的层次（和会议的层次相符），具备足够的威信，否则很难有效主持的。 5、??????时间控制。任何会议都会有成本，越高级的会议，成本越高。所以会议是越短越好，一般不要超过1个小时（某些会除外，如座谈会），象早会这样的会议，一般5分钟就应该开完。要做到有事议事、无事不议、长话短说、废话不说。所以会议主持人必须注意会议时间的控制（一般的发言不要超过5分钟），讨论得差不多的时候，就应该结束议题，进入下一个议题。 6、??????会议考核。会议是一种集体行动，所以就要统一行动，不允许让多数人等少数人，这是一种纪律。有事必须向会议主持人请假，对于迟早、无故缺席、早退这样的事必须严格考核——处罚（当然方式可以多种多样，如让迟到者站着开会、经济处罚等等），对于在会议中吵架的，应予以警告，严重的应进行适当的经济处罚，否则会议开得象“赶集”，会降低会议的效率，也让大家对会议不重视。 7、??????会议的方式。会议的方式多种多样，不见得非要到会议室才算开会，不同的会议目的可以有不同的方式。对于分析会最好是现场开，有些远程的可以用电话或网络会议，表彰会可以到企业以外的地方开，座谈会可以安排到酒店，只要能有助于会议的目的和效率，任何形式都可以采用。 8、??????会议的跟进。除了那些什么座谈会、欢送/欢迎会之类的会议之外，任何一次会议都应该形成会议决议（一些重要的会议应有专人记录），并将决议发放到相关部门，要求收件人签字。然后企业应该设计会议决议跟进表，并安排合适的人对会议决议进行跟进，这里需要注意的是跟进必须到现场检查才行，否则跟进的效果不会好。这次会议的决议应在下次会议中检查一下，没有执行的，应检讨原因，对于没有合理原因而没有执行的，应给予一定程度的处罚，以确保会议决议得到执行。 企业应该制订有关会议方面的制度，对一些内容作出规范，如会议考核、决议的执行、会议的方式等等，然后按制度的规定执行。在此需要特别指出的是：一些企业的老板把会议当成一种骂人的场所，最后参加会议的人都成了“哑巴”，只剩下他一个人说了，成了名符其实的“一言堂”。 只要控制、管理得当，企业内可以有效地召开各类会议，让各项工作得以顺利开展。当然，会议只是沟通的一种手段，它并不是万能的，关键在于我们如何使用这一手段。 找工作需要考虑的11种因素 ?(2007-11-24 16: