写作二商务信函结构.ppt

商务信函英文写作 （二）商务信件结构 Structure of a Commerce Letter (1) 信头 (Letter heading) (2) 日期 (Date) (3) 邮寄记录 (Special mailing notation) (4) 内部记录 (On-arrival notations) (5) 封内名称和地址 (Inside address) (6) 经办人 / 指定收信人 (Attention) (7) 信件编号（ Reference ） (8) 称呼 (Greeting) Parts of a Complete Business Letter (9) 信件主旨 (Subject) (10) 正文 (Body) (11) 结尾敬语 (Closing) (12) 签名 (Signature) (13) 打印姓名 (Printed Name) (14) 写信者的头衔 (Title) (15) 鉴别符号 (Identification initials) (16) 附件 (Enclosure) (17) 抄送 (cc: XXX, carbon copies) (18) 附言 (P.S. Postscript) Parts of a Complete Business Letter 请看例子 必要部分 ? 信头 ? 日期 ? 封内地址 ? 称呼 ? 正文 ? 信尾敬语 ? 签名 ? 打印姓名 ? 邮寄记录 ? 内部记录 ? 经办人 ? 信函编号 ? 信件主旨 ? 写信者头衔 ? 鉴别符号 ? 附件 ? 抄送 ? 附言 Parts of a Complete Business Letter 附加部分 1. 信头 (letter heading) 信头是写信人（ sender ）的 单位名称 和 地址 （包括 邮编 ）， 电话号码 、 传真号 、及 E-mail 地址等 ，以便于收信人选择答复的方式。 Business Machine Co., Ltd. 1234 South Main Street AnyTown, AK, 12345 U.S.A. Telephone: (999) 555-5555 Fax: (999) 555-5550 emailus@ 格式 写信人姓名 写信人单位 门牌号 街道 / 路名 城市 州 / 省 邮编 国家名 电话、传真 邮箱等信息 Alaska 美国阿拉斯 加州 ? 一般公司的专用信纸上在中间上方印有公司的标 识符号，以及相关的信头信息，写信时只需从日 期开始写即可。 1. 信头 (letter heading) 一些常用地址的写法： 注意： ? 英语：地址先小后大 ? 中文：地址先大后小 Road (Rd.) Street (St.) Avenue (Av.) Lane Alley District Residential quarter Unit 1. 信头 (letter heading) 路 街 道 里、弄、巷 胡同、小巷 区 小区 单元 Sinochem Jiangsu Import and Export Corporation Jiangsu International Business Mansion 50 Zhonghua Road Nanjing, Jiangsu Province 210001 P.R.C./ P.R.China /China 单位名称 门牌号 大楼名称 街道 邮编 城市 , 省 国家 中国江苏省南京市 ( 邮编： 210001) 中华路 50 号江苏国际 商务大厦 中化江苏进出口公司 例： 1. 信头 (letter heading) 2. 日期 (date) 写法： 美式：月 - 日 - 年 英式：日 - 月 - 年 例： 美 式 January 15, 1997 May 1st, 1998 Sept. 3, 1997 英 式 15 Jan. 1997(15 January, 1997