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（档案管理）监理信息与 监理档案管理 2 ．信息系统性强 由于工程项目往往是一次性（或单件性）；即使是同类型的项目，也往往因 为地点、施工单位或其他情况的变化而变化，因此虽然信息量大，但却都集中于 所管理的项目对象上，这就为信息系统的建立和应用创造了条件。 3.信息传递中的障碍多 传递中的障碍来自于地区的间隔、部门的分散、专业的隔阂，或传递的手段 落后，或对信息的重视与理解能力、经验、知识的限制。 4.信息的滞后现象 信息往往是在项目建设和管理过程中产生的，信息反馈一般要经过加工、整 理、传递，以后才能到达决策者手中，因此是滞后的。倘若信息反馈不及时，容 易影响信息作用的发挥而造成失误。 36-11-1-3 监理信息的管理 1 ．建立信息管理系统 信息管理系统包括设计信息沟通渠道、建立信息管理组织和信息管理制度等。 设计信息沟通渠道的目的是保证信息流畅通无阻；信息管理组织和管理制度 是系统管理所必须的条件。信息管理组织有人工管理信息系统和计算机管理信息 系统。 2 ．掌握信息来源，进行信息收集 收集监理原始信息是很重要的基础工作。监理信息管理工作的质量优劣，很 大程度上取决于原始资料的全面性和可靠性。主要的监理信息来源于： (1)监理工作的记录 1)监理日记：包括天气记录、施工内容、参加施工的人员（工种、数量、施 工单位等）、施工用的机械（名称、数量、运转情况等）、发现的工程质量问题、 施工进度与计划进度的比较（若拖延应分析其原因）、监理工作纪要和重大决定、 对施工单位所作的主要指示、当天发生的纠纷及正在解决的办法、与其他方面达 成的协议等 日记可采用表格形式，应每日填写，力求简明 2)周报：监理工程师和其他监理人员应按专业分工分别向总监理工程师汇报 一周内工程进展和监理工作情况，以及工程中的重大事件，总监理工程师根据合 同要求汇总后向建设单位汇报。 3)月报：各专业监理工程师每月应向总监理工程师汇报本月工程形象进度、 工程签证情况、工程存在的主要问题、本月监理工作小结、下月监理工作打算等。 总监理工程师汇总后，向建设单位写出月报（详见 36-6-6-3 监理月报）。 4)监理工程师通知单或监理工作联系单 对施工单位作出比较重要的指示时，应采用书面的指示——监理工程师通 知单或监理工作联系单的形式。 5)工程质量检查、验收、评定记录。 (2）会议制度和纪要 工地会议是监理工作的一种重要方法，会议中包括大量的来自各有关方面的 信息，监理工程师必须予以重视，并作好充分的准备，以便于会议信息的收集。 会议制度包括会前通知参加会议的有关方面及其会议的内容、主持人、参加人、 时间、地点等，会议应做好记录，会后应有会议纪要等（详见 “36-6-6-1工地例 会和会议纪要”、“36-6-6-2专题会议和会议纪要”）。 (3)项目管理机构之外的信息 它包括主管部门、市场、高校、科研单位、信息管理部门等处获取与本项目 管理有关的信息，包括技术信息、市场信息、指令性或指导性信息等。 3 ．搞好信息加工整理和储存 对于收集到的资料、数据要经过鉴别、分析、汇总、归类，作出推测、判断、 演绎，这是一个逻辑判断推理的过程；现在往往借助于电子计算机进行工作。 有价值的原始资料、数据及经过加工整理的信息，要长期积累，以备查阅。 现在，建立监理信息的编码系统、采用电子计算机数据库或其他微缩系统， 可以提高数据处理的效率、节省存储的时间和空间。 4.监理信息的处理 (1)处理的要求 要使信息能有效地发挥作用，就要求信息处理必须符合及时、准确、适用、 经济的原则。 及时即信息的传递速度要快，准确即要求信息能反映实际情况，适用即信息 符合实际工作的需要，经济即指信息处理方式符合经济效果的要求。 (2)处理的内容 信息处理一般包括收集、加工、传输、存储、检索和输出等六项内容。 收集即收集原始信息，要求全面和可靠，这是信息处理的基础工作。 加工是信息处理的基本内容，包括对信息进行分类、排序、计算、比较、选 择等方面的工作。应根据监理工作的要求，使收集的信息通过加工为监理工程师 提供有用的信息。 传输是指信息借助于一定的载体（如上网软盘、磁带、胶片、纸张等）在监 理工作的各有关单位、部门之间传播。信息通