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办公自动化维护采购用户需求书 1、前言 1.1 目标及范围 根据东莞卫生和计划生育局办公自动化系统维护服务合同，提供符合东莞卫生和计划生育局办公自 动化系统实际需求的数据库分库功能及其它系统功能模块及性能的改进，通过数据库分库减少常用数据库 的容量，很好地提升公文处理的速度，通过功能模块的改进开发完善，很好地满足办公的业务需要，同时 进一步提高东莞卫生和计划生育局信息化服务质量，扩展系统功能，满足广大用户的工作需求。 2 工作范围的详细描述 2.1 客户 本系统主要用户是东莞卫生和计划生育局范围内所有部门、下属单位。 2.2 当前系统 版本 :EXOA2003+sp1 操作系统 :win2003+sp2 数据库 :sql2005+sp2 2.3 当前系统所遇到的问题 东莞卫生和计划生育局在 2007 年开始应用京华 EXOA2003 办公自动化系统，至今 OA 审批和传阅 的文件达 10 万多份，数据库每年按 30G 的数据在增长，现在数据库的大小已影响到用户的正常使用速 度，因此对 OA 数据分离要求日益迫切，以提高当前系统的访问速度。此外，办公自动化应用的全面普 及，推动了部门之间的协同工作，提高了单位工作人员的办公效率。但是对于东莞卫生和计划生育局这样 的事业单位，下属部门、单位众多，日常的文件处理和信息交换相当频繁，涉及大量的人力和物力，很难 保证其执行的质量、速度、及安全性，同时，新增加的部门与用户在进一步使用系统后也会有新的需求。 在这样的背景下，为了更进一步提高东莞卫生和计划生育局部门的增加，公文接收发送功能的调整，行文 流程的再造等，需要扩展系统功能模块，提高系统安全性。电子公章的授权期限及电子公章硬件的磨损的 更新问题。与局档案管理系统的数据交换问题。 第 1 页 共 7 页 2.4 改进系统要求 系统采用数据分库方案后，用户通过查询界面对公文进行查询时，如果是历史数据系统自动在历史库 中进行查找，如果是当年的数据在当前工作库中进行查找，但对用户是透明的，用户的操作在同一个界面 上，感觉不到任何不同。因数据已按不同的年份进行存贮，因此数据库的容量得到减少，并可以控制在合 理的范围内，该方法可以很好的提升公文处理的速度。增加东莞卫生和计划生育局部门用户，公文接收发 送功能的调整，行文流程的再造等，需要扩展系统功能模块。其它系统功能：包括系统保密功能、通知公 告协同的改进可以对用户日常操作提供更好的便利性及安全性。同时本次服务还将为东莞卫生和计划生育 局提供每月一次共 12 次的系统现场巡检服务，保证系统的运行质量与安全。对电子公章（共 6 个）的日 常维护，硬件的损坏更换，电子公章的授权续期等。对局 OA 客户端的日常维护，与局档案管理系统的后 台数据无缝交换，数据接口的日常维护等。 2.5 改进后系统功能目标 改进后系统的目标是数据按条件分库存放，形成工作库和历史库，提高公文处理的速度，实现全局各 部门的用户使用，收发文功能流程的优化，达到局所有下属单位接收文件，同时系统其它功能的改进为用 户日常操作带来更好的简便性与安全性。 3 功能需求 3.1 2016 年之前的数据分库 开发一个数据分离工具，可以按照时间条件对历史数据进行分离，形成工作库和历史库。 数据分库主要针对两部分数据，局内公文和局内通知。这两项功能所承载的数据是最大的，公文数据 已经近百万，而通知数据已接近千万级。 利用此种分离方法，可以提高日常公文处理的速度和查询速度 , 也可以保持系统的稳定。 数据分库需提供以下功能： 1、将东莞卫生和计划生育局历年以来积累数据，按不同的年份 ( 每 1 年一次 ) 进行拆分，形成以不同 年份命名的数据库，分为工作库和历史库； 2 、提供查询功能，针对不同年份的分离后的数据提供查询功能； 3 、处理时，用户在公文查询界面上选择不同的年份，进行查询操作。 东莞卫生和计划生育局分库前公文处理的操作，是针对数据库中的多个表进行公文处理的操作，因经 过多年的积累， O