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学 海 无 涯 商务函的格式及范文格式 商务信函属于商务礼仪文书范畴，是指企业与企业之间，在各种 商务场合或商务往来过程中所使用的简便书信。其主要作用是在商务 活动中用来建立经贸关系、传递商务信息、联络商务事宜、沟通和洽 商产销;询问和答复问习题、处理详细交易事项。其品种包括联络函、 推销函、订购函、确认函、索赔函等多种。 文种特性 〔一)语气白话性 每一封商务信函的往来都是不同的企业之间或者企业彼此之间的一 种情感交流。人都是感性的，所以商务信函更多地体现了感性的一面。 而不是人们想象的商务信函应该用一种特殊的“生意腔”，信函读起 来使人感到非常热情、友好，就像朋友之间的谈话那样简单、自然、 人性化。无论是歉意的道歉函，还是善意的劝说函，或者购买函，完 全可以通过信函中的语气、语调来表现。 (二)内容直接性 企业每天都要阅读大量信函文件。商务信函不需要用华美的词句。所 1 1 学 海 无 涯 以，商务信函要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。用简洁朴实的 语言来写信函，使信函读起来简单、清楚、容易理解。当涉及数据或 者详细的信息时，如时间、地点、价格、货号，等等，要用语准确， 使交流的内容更加清楚，这更有助于加快商务活动的进程。 (三)态度真诚性 商务信函要能够充分体现真诚、礼貌。不管说什么，都要带着诚意去 说。把写好的商务信函拿起来读一遍，确保假如此时对方正在电话中 与你通话，他一定能够感受到你的自然、真诚和礼貌。这里所说的礼 貌，其实不是简单用一些礼貌用语，而是体现了一种为别人考虑，多 谅解对方心情和处境的态度。 (四)主旨单一性 商务信函具有纯粹的业务性，一般要求专文专事，内容集中单一，围 绕公务，突出主旨。 (五)格式标准性 商务信函构造类似于一般的书信，有称呼、有正文、有署名。外贸商 务函、电的写作则必须按照国际惯例，用英语或对方国家所使用的语 2 2 学 海 无 涯 言书写，在文法和书写格式上也要符合对方的语言标准和习惯。 (六)地位平等性 商务信函是两个平等法人之间的往来文书，反映双方平等、互惠互利 的关系。商务信函的写作应互相尊重，以礼相待。 (七)要求时限性 商务信函是在商务活动的每个环节中形成的，每封信函都是一定时限 内的双方意愿的明确表达。因此，接收对方的信函后必须及时回复。 目前，信函的传递越来越多地使用图文传真、电子邮件等快速传递形 式，以适应这一特点的需要。 商务信函一般由三部分组成：信头、正文、信尾。 (一)信头 信头即信函的开头，由发信人名称及地址、题目、函号、称谓、收信 人地址和单位等组成。 1.发信人名称及地址 3 3 学 海 无 涯 发信人名称及地址一般写明发信人企业单位名称及详细地址。还包括 电话号码、电报挂号、专用电码、电传、传真、网址等商务联络信息。 2.题目 作为商务信函，它与一般的普通信件不同，只要不是企业单位个人与 个人之间的交流，商务信函一般可以有题目。题目位置在信文首页卜 方，居中书写，其内容是标明事由。事由要求概括出函件的主旨、中 心，使收信人通过题目就对信文的主要内容有大致的了解。常见的商 务信函题目有以下两种形式： (1)由事由加文种名称“函”构成，如“关于要求承付打印机货款的 函”、“推销函”、“订购函”、“索赔函”等。 (2)先写“事由”二字，加冒号提示，然后直接标写该信函的内容， 如“事由：机动车索赔”。 3.函号 函号即编号，分为对方编号和己方编号。在外贸业务信函的信头上注 明编号，可保证信函便于管理和查阅。 4 4