资料及档案管理.doc

资料及档案管理 通过对文件收发、批转、处理、起草、标识和可追溯性、审批、保管、归档和记录的收集、编目、查阅、归档、存贮、保管、处理做出规定，实现对文件、记录的有效控制和管理。确保在本项目有关场所使用的文件是有效版本，保证提供工程质量、安全、环保符合规定要求和管理体系有效运行的证据，并为有追溯性要求的场合和采取纠正及预防措施提供证明文件。 各单位文件管理流程 记录 记录范围 文件和资料收发；废止记录；施工控制点交接记录；物资采购记录；原材料检验、试验记录；施工过程中各道施工工序的原始记录；设备的检测记录；不合格品、不合格工序的处理记录等。 职责 项目部各职能部门负责本部门各种记录的管理。 成立档案管理领导小组，档案管理由总工直接领导，质检部具体负责，各部门负责人分工的档案管理体制。部门职责如下 质检部 贯彻执行国家有关档案工作的法律、法规和方针政策。 负责传阅、收集、整理和保存与监理之间往来的文件、信函等原始资料。 建立健全档案工作的规章制度。 负责指导、督促各业务部门的文件材料收集、整理、归档工作。 负责单位、分部、分项工程质量检验评定资料的收集、整理、归档。 负责竣工资料的编制、移交。 工程部 负责开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要、施工计划、施工技术措施、施工月报、设计变更等原始资料的收集、整理、归档。 负责施工图纸的审查、发放及竣工图纸的编制。 负责施工组织设计、施工方案、实施细则的编制、整理、归档、保存。 负责施工日志的审查、整理、归档。 设计施工中重大技术问题的往来文件、会议纪要的整理、归档。 测量队 负责测量控制网的检测，并将有关资料收集、整理、归档。 负责施工测量资料的收集、整理。 负责构筑物沉降、位移、变形观测记录的收集、整理。 试验室 负责试验资料汇总表和试验原始记录的收集、整理、归档。 负责各种原材料、半成品检验资料的收集、整理、归档。 设备部/物资部 负责各种原材料、半成品出厂合格证、质量保证书等资料收集、整理、归档。 负责设备进场后开箱检验记录的收集、整理、归档。 设备运行记录及重要事故分析处理报告。 综合办公室 负责局、公司来文的收集、整理、归档。 负责声像实物类的收集、整理、归档（工程照片、录像带、磁盘、光盘、幻灯片、奖状、锦旗、奖杯、奖牌、证书、奖品等）。 合约部 工程进度控制文件资料的收集、整理、归档。 投资控制（财务支付月报）等文件资料的收集、整理、归档。 招、投标书、中标通知书、合同文本、竣工决算等资料的收集、整理、归档。 安全部 关于治安、保卫、消防、安全相关规章制度、检查记录的编制、收集、整理、归档。 特殊工种人员证上岗证等资料的收集、整理。 记录的填写 所有记录应当填写完整、字迹清楚、耐久，记录内容应当准确、适时有效、不得涂改； 记录相关责任人必须签名，并注明日期。 记录的标识 记录的编号是记录的主要标识。执行谁编制谁标识的原则，并按《文件控制程序》进行标识。 记录的检索 各职能部门应对所管理的记录分类登记，并建立目录，以便于检索。 记录的贮存和保护 各职能部门应对所管理的记录分类登记，并建立目录，以便于检索。 记录的归档 记录平时使用期间应由责任人妥善保管，防止丢失、损坏； 记录应贮存在通风良好、干燥防潮的地方，要防止虫害、鼠害、变质，保证记录的安全。 项目部形成的记录，待工程竣工后随竣工资料向档案部门归档。 记录的利用 记录的利用按相关规则中有关档案借阅利用的规定执行，作好借阅利用的登记工作。 记录的处置 各职能部门保存的记录需要销毁处理的，经本部门负责人审核，报分管领导批准后，本部门自行处置，并作好销毁记录。 档案管理 项目部的档案主要是指竣工资料，内容包括施工（竣工）图纸、与监理单位往来文件及施工过程中工序质检资料等。 收集范围 反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体文件，收集齐全，归入建设项目档案。 收集时间 各类文件按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集。 质量要求 字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字认可手续完备； 需永久、长期保存的文件不用易退色的书写材料书写、绘制； 复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度符合设备标定质量的要求； 录音、录像文件保证载体的有效性； 长期存储的电子文件使用不可擦除型光盘。 档案的移交 在本工程正式通过竣工验收后三个月内向业主提供完整的竣工档案，同时向公司移交一份备案。