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制度类文件管理规定(最具操作性的程序类文件操作方法).pdfVIP

制度类文件管理规定(最具操作性的程序类文件操作方法).pdf

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学 海 无 涯 程序类文件管理规定 第一章 总则 第1条 目的 为规范公司程序类文件的管理,制定本制度。 第2条定义 程序类文件是指依据公司的质量体系的程序文件而制定的制度、办法、规定、手册、细 则、规范、流程等指导、规范工作开展的文件。 第3条 内容 本办法规定了程序类文件的编写格式、所包含的基本内容、编号规则、起草、颁布、实 施、修订、作废等。 第4条适用范围 本规定适用于公司程序类文件,包括:制度、办法、规定、手册、细则、规范、流程等。 第5条职责 1. 各相关职能部门负责其主要职责范围内程序类文件的编写,其他部门提供相关配合。 2. 综合管理部负责组织全公司程序类文件的会签、发放、更改控制和管理,并负责电 子版本文件的维护。 3. 各有关部门负责各自日常工作文件的编写、发放和管理。 4. 文件主导职能部门的主管副总经理对文件负责审核,总经理负责批准。 第二章 程序类文件格式 第6条字体 程序类文件的标准字体为宋体。 第7条封面 封面包括:文件名称、起草人、发布人、审核人、批准人、实施日期、文件编号、版本 号、页码,以及修订说明。页尾有制定人 、审核人、批准人的签署。封面表格中的字体采 用宋体小四号。封面格式见附件一。 第8条文件标题 各种程序类文件中,文件标题均使用宋体二号字,加粗;标题和正文之间空一行。 文件的标题使用“XXX 的管理规定(办法、制度)”等字样。 第9条文件内容序号 对文件内容较为复杂的程序类文件,序号的层级为“章、条、数字、(数字)”;对文件 内容、结构较为简单的程序类文件,序号的层级为“条、数字、(数字)” 。所有的序号均 1 程序类文件管理规定 XX/P/ZH/001[2012] -00 生效日期2011.09.01 学 海 无 涯 用阿拉伯数字。 第10条正文字体 使用“章”为序号的,其序号及标题均为宋体小四号字,加粗。使用“条”为序号的, 其序号为宋体小四号字,加粗;其标题及正文,均为宋体小四号字,不加粗。正文前如有填 写说明和目录的,请依序安排,其中,填写说明与目录的正文均使用宋体小四号字,不加粗。 第11条使用 “条”为序号的,其后如果是小标题,则小标题后不带标点符号,直接回 车换行。如没有小标题,直接书写正文。 第12条行距、段落间距 文件全文行距设置为1.5倍行距,段落之间的间距为零,各条款中的小标题无须空行。 第13条缩进 段落设置为首进缩进(2 个字符)。 第14条页面设置 页边距上下均为2.54 厘米,左右为3.17 厘米,页眉距边界为 1.5 厘米,页脚为 1.75 厘米。 第15条页眉页脚 页眉内容及格式:“XX 公司程序类文件”左空一字;“第X 页共Y 页”右空一字。上述 内容在同一行。页脚格式均为应包括以下内容:文件名、文件编号、版本号、生效日期(正 文之后附件和表格不编页)。页眉、页脚均使用宋体五号字,居中。页眉顶端距离1.5CM, 页脚底端距离1.5CM。 第16条 图表 图表大小可根据需要设定,图表标题需用宋体,小四号字体。图表内容中,标题栏需要 宋体,小四号字体。其他文字内容用宋体,五号字体,图表的说明注解文字则用宋体,五号 字体。 第17条落款 文件底部若需要落款,签名和日期请使用宋体小四号字,加粗。 第三章 程序类文件基本内容 第18条程序类文件应包含如下基本内容 目的:程序类文件实施所要实现的管理目标; 主要内容:应使用“本制度对XX、XX(文件的关键控制点)进行了规定”或与之类似的 字样; 适用范围:适用的部门或业务; 部门职责:包括归口管理部门即程序类文件的执行或监督、检查部门,及其他部门的相 关职责;

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