企业管理文件与资料控制程序.pdf

企业管理文件与资料控制 程序 编号：S-QP-01 中山桑芭丝服装有限X 公 文件和资料控制程序 版本/修改状态：A/0 生效日期：2002 年月日 司 页码：第1 页，共6 页 拟制：朱文君审核：批准： 程序文件 1 ．目的 对 X 公司所有的文件和资料进行控制，确保相关部门和人员能够得到且使 用文件的有效版本，防止文件的流失、泄密。 2 ．适用范围 本程序适用于和 X 公司有关的所有文件和资料。 3 ．职责 3.1 总经办是文件和资料控制的管理部门。 3.2 各部门负责相关文件的编制和对接收之文件和资料的保管和维护及其使 用前的培训。 4.定义 4.1 受控文件：维持本X 公司质量管理体系运作，相关部门必须遵照执行的 文件。受控文件在发放之前由总经办盖 “受控”章识别，发放和回收时 均应办理登记手续。 4.1.1 用于指导本X 公司质量体系运行及操作的指导性文件，分四级： a.壹级文件：质量手册； b.二级文件：程序文件； c.三级文件：作业文件(作业规程、检验标准、管理办法、责权利书等) ； d.四级文件：质量记录格式。 4.1.2 外来文件：包括行业、地区、国家、国际标准；客户提供的技术文 件、图纸；国家颁布的有关政策、法规。 编号：S-QP-01 版/修：A/0 页码：第2 页，共6 页 5.工作程序（附流程图） 5.1 文件和资料的编制、批准 5.1.1 质量手册和程序文件由总经理指派专人编制，其它文件和资料由各 相关职能部门编制。 5.1.2 文件和资料审批： 文件类型 文件名称 初审 核准 质量手册、程序文件 管理者代表 总经理 受控文件 作业文件、质量记录 部门主管 管理者代表 部门管理文件 部门主管 总经办 非受控文件 X 公司级管理文件 总经办 总经理 5.2 文件和资料的编号、版本号、修改状态号规则 5.2.1 文件版本号用大写英文字母A 、B 、C……依次排序。 5.2.2 文件修改状态号用阿拉伯数字 0 、1 、2 、3……表示。 5.2.3 文件和资料编号规则： 质量手册： S—QM—XX 流水号 质量手册代号 X 公司代号 程序文件： S—QP—XX 流水号 编号：S-QP-01 版/修：A/0 页码：第3 页，共6 页 质量记录: AA——BB——XX 流水号 岗位编号 部门编号 其它文件和资料: S—AA—BB—XX—CC 流水号