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如何正确使用公文格式中的“主题词” 如何正确使用公文格式中的“主题词” 主题词又叫关键词。 它是指公文中代表其内容特征的、 最能说明问题的、 起关键作用 的词。主题词是办公现代化的产物，它主要供制作公文索引和电子计算机检索之用。《中国 共产党机关公文处理条例》第八条和《国家行政机关公文处理办法》第十条第十二项都明确 指出，上报的公文，应按照上级要求和公文主题词表的规定标注主题词。因此，任何单位在 上报公文时，除了参照自身的公文主题词表外，更要按照上级机关的主题词表来进行标注； 如是下发公文，还得使用自身的主题词表。 从数量上来看，一份公文除类别词外，最多不超过 5 个主题词。以《国务院公文主题 词表》为例， 选用主题词的原则和方法是：从“类别词”到“类属词” ，从内容到形式。 《国 务院公文主题词表》 把 “词表分为三个层次。 第一层是对主题词区域的分类， 如 ‘综合经济’、 ‘财政、金融’类等。第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如‘工交、能源、邮电’ 类中的‘工业’、‘交通’、‘能源’和‘邮电’等。”从这个意义上看， 类别词有点儿类 似于公文内容所在的行业划分 。《国务院公文主题词表》中的《主题词主表》的第一层划分 有综合经济，工交、能源、邮电，旅游、城乡建设、环保、农业、林业、水利、气象等 13 类。第二层是对 13 类中每一类的具体分类。如农业、林业、水利、气象这一类下就具体地分 为农业、林业、水利、气象四个小类。我们要给自己撰拟的公文标引主题词，首先就要找到 公文所在第一、二层中的“行业”主题词。如某市妇联撰拟一份通报，要标注主题词，首先 就要在主题词表中找到第一层分类所在的“综合党团”（ 这一层分类只起引导作用，要选用 的主题词还在下面 ），然后再在下面找到 第二层所在的“党派团体”。这就是类别词 ，也是 我们在这份公文中要标注的第一个主题词。接着我们在“党派团体”下找出与公文主题相符 的“妇女”、“儿童”，这就是“类属词”，也是我们在这份公文中要标注的第二、第三个 主题词。 再如《国务院关于发布＜国家行政机关公文处理办法＞的通知》，其主题词的类别 词是“文秘工作”，它的第一层分类是“秘书、行政”； “类属词”是“文秘工作”下的“公 文”。 类属词一般就在类别词（第二层）下。 它是能够概括反映公文主题概念的词。如《国 务院关于发布＜国家行政机关公文处理办法＞的通知》，标注的第二个主题词是“公文”。 这个主题词就在“文秘工作”下附的主题词表内。类属词也可以在其他类别词下选用或“根 据需要，可将不同类的主题词进行组配标引”。如《国务院关于加强水土保持工作的通知》， 标引的类别词是“农业”，类属词却是在“水利”这个类别词下选用的。《国务院关于“九 五”期间深化科技技术体制改革的决定》，类别词是“科技”，但类属词“体制”却在“民 政、劳动人事”下的“机构”这个类别词下面，“改革”在“综合经济”下的“经济管理” 这个类别词下面。 如果一份文件有两个以上的主题内容， 可先集中对一个主题内容进行标引， 再对第二 个主体内容进行标引。如《国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关 问题的通知》，便先标了反映第一个主题内容的类别词“经济管理”，再在这个类别词下找 到类属词“企业”、“破产”；然后标了反映第二个主题内容的类别词“劳动”，再在“劳 动”这个类别词后找到“就业”这个类属词。 当词表找不出准确反映文件主题内容的类属词时又怎么办呢？这时， 你可以在类别词 中选择适当的词标引。同时将能够准确反映文件内容的词标在类别词的后面，并在该词后面 加“ ?荭”以便区别。 相对来说， 标注类属词难度最大。 它首先要求标注者必须