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（管理制度）上海机械制 造有限公司管理制度 上海三基压铸机械制造有限公司文件密级: 档案管理资料 2005 年 7 月 page: 2 of 31 留部门复印一份留存，但原件必须交给档案室归档；为确保外来资料 有统一入处，因此规定入厂的所有的文件资料都必须经过总经办资料 室的文员登记。 第一条 凡本公司缮写发出的各种重要的文件资料,必须由总经理签发， 由档案室统一编号、统一发放,签发后的文件原件必须留档案 室存档。 第二条 对于一项由几个部门共同参与办理的工作，那么在工作活动中 形成的各种文件资料，由主办部门来收集，再由其统一上交给 资料室备案。 第三条 会议文件统一由档案室来收集归档： 1 、 对于公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级 机关召开的会议等公务活动形成的文件资料，相关人员在报差 旅费时，必须将主要文件资料交档案室办理归档手续，档案室 主管签字认可后财务部门才给予核报差旅费。 2 、 本公司召开的各种会议包括每天的生产会议，每周的质量 分析会议、部门经理主管会议以及其他的一些类型的会议，统 一由总经办负责文秘的人员来记录、打印、发放，每月月底把 本月的会议记录收集、排序、装订成册，并送至档案室归档。 3 、 对于部门内部召开的一些会议，其会议记录由该部门自己 保存。 上海三基压铸机械制造有限公司文件密级: 档案管理资料 2005 年 7 月 page: 3 of 31 第四条 档案室管理人员和各部门负责资料收集的人员的职责： 1 、 各部门负责收集文件资料的人员要对本部门的业务比较熟 悉，知悉本部门文件资料的性质、重要性以及归档范围，及时 的收集本部门的有关文件资料，并上交给总经办档案室。 2 、 档案室管理人员要对各种档案资料的属性、重要性、时效 性都要有比较深的了解；认真做好日常文件资料归档时的记录、 分类、编码、装订、密封等工作；努力提高自身的服务水平； 积极的为各部门的资料的查询和借用提供便利；此外要经常督 促各部门的文件资料收集人员及时的将其部门的文件资料及时 的上交。 3 、 档案管理人员和各部门的资料收集人员都必须严格执行文 件资料的归档制度，定期的对文件资料的收集情况进行清查校 对，以防遗漏。 □归档范围 第八条重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导 人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。 第九条上级机关发来的与本公司有关的决定，决议、指令、命令、条 例、规定、计划等文件资料。 第十条本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书函件。 第十一条本公司的请示与上级机关的批复。 上海三基压铸机械制造有限公司文件密级: 档案管理资料 2005 年 7 月 page: 4 of 31 第十二条本公司反映主要职能活动的报告、总结。 第十三条本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记 录、统计报表及简报。 第十四条客户对本公司产品质量的投诉资料；本公司内外的产品质量 问题的跟踪处理资料。 第十五条本公司与其他有关单位签订的各种合同、协议书等文件资料； 本公司销售合同的评审资料； 第十六条公司的章程、营业执照、法人资料、公司设立和变更的资料、 股东出资比例资料、验资报告、税务登记资料、以及公司年检资料等 文件。 第十七条公司人事行政资料档案：包括（1）员工个人资料；（2）业 绩考核评价资料；（3）员工奖惩记录；（4）聘任、录用、培训、晋 级、离职等有关资料；（5）人力资源规划、设计文件；（6）本公司 职工劳动、工资、福利、方面的文件资料。 第十八条工程部和研发部形成的各种技术资料。 第十九条“5S”考核评比资料，“5S”开展中采集的各种图片资料； “5S” 培训资料。 第二十条本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的照片、 录音、录象等资料。 第二十一条反映公司资产、负债、所有责权益、费用、收益和