公司档案编号规则.pdf

. 公司档案编号规则 一、目的 为了规范公司档案管理， 在整理和管理档案过程中， 以字符形式赋予档案的 一组代码，档号是存取档案的标记，并且有统计监督作用。 本规则规定了企业档案的分类整理、 类目标识、 档号编制及编制检索工具的 一般方法和要求。 二、档案编号规则 档案编号： 由四个部分组成，分别是一级目录、 二级目录、三级目录 （年月）、 流水号 1、一级目录 根据企业的情况，一级目录以部门为划分 例如：人事部（ RS）、 财务部 (CW)、物流部 (WL)。 2、二级目录 以档案的类别为划分：取类别的拼音的首个字母。 如：项目（ XM）、合同（ HT） 3、三级目录（年月） 因考虑到很多档案都是日累月积的， 并且查找的时候也大多是以时间为依据 的，故取文件形成的年份和月份为档案编号的三级目录， 年份取后两位数字， 月 亦为两位数，如果不能确定具体月份则以 00 表示 如： 2013 年 3 月— 1303，2013 年 12 月— 1312，2013 年— 1300 4 、流水号 四位数字为流水号，如 0001，0033 5、例子 人事部 2013 年 6 月 5 日签订的办公楼装修合同： RS-HT-1306-0021 三、档案排架规则 排架顺序以档案字母为序，按字母前后顺序排例，具体档案架排序，以二级 目录的字母顺序为序。 .