档案管理按件整档.pptVIP

实训项目3:按件归档 、实训目的 ◎理解“件”的概念,正确装订。 ◎准确判断文件类别及保管期限。 ◎掌握归档文件排列方法。 ◎掌握归档文件编号方法。 ◎掌握归档文件目录的编制方法 ◎掌握归档文件装盒的方法 、基础知识 2000年12月国家档案局颁布归档文件 整理规则》,对文书立卷整理进行了一次大 的改革,主要表现在减少了整理环节,实现 了文件级管理管理,以“件”取代了“案 卷”,作为档案保管单位。 这种方法适用于机关、团体和现代化管 理水平较高的大中型企事业单位和其他社会 组织。 三、基本技能 ◎正确确定文件整理单位,以件为单位装订档案。 ◎以单位“三合一”制度为依据,划分归档文件材料类 别并确定保管期限。 ◎结合时间、主题、地区、作者、名称、重要程度等排 列归档文件。 ◎正确填写归档章各项内容。 ◎逐项填写归档文件目录、备考表。 ◎按一定顺序将归档文件依次装入案盒内。 四、工作流程 工序1 工序2 工序3 工序4 装订 确定文件整理单位 修整文件 装订文件 分类 将文件材料将文件材料将文件材料按保 文件材料按年度分开按类别分开 按问題分开 管期限分开 排列排列事由相同的文件由不同文件 之间的排列 编号 加盖归档章 填写归档章 各项内容 编目 确认分类方案 确认室编件号|编制归档文件 目录 装盒 填写备考表|填写挡案盒封面|填写档案盒盒脊 实训1:装订 1.任务:把提供的文件材料以“件”为单位装订 2.要求:(1)确定文件整理单位。以件为整理单位 般以每份文件为一件,但关联性 强的有些文 如,正本与不同稿本:正文与附件;文件处理 单与文件 转发件与被转发件,报表、名册、图册等:来问与复 民族文本与外文文本 2客大索锈的的金属物:修做损文件:复制字迹快制或易境变的文件 )在件性挂件度件后:在,发变看未要夏要作件 件为单位,对齐夹装其中。装订成册的 3.评价标准:(1)确定“件”项满分30分。 (2)修整文件项满分30分。 (3)装订文件项满分40分。 4.评价办法:百分制 5.实训组织:分组进行,按照评分标准,学生互相评分。 6时间安排:15分钟。 实训2:分类 1.任务:把每“件”文件材料依据提供的“三合一制度”进行分炎、确定保管期限。 2.要求:()按年度分开时要具体问题具体分析: ①一般以签发日期(或落款日期)为准,判断文件所属年度 ③几份文件作为一件时“件”的日期。应以装订时排在前面的文件的日期为准。 ④实行专业年度的文件。专业年度是某些行业、部门在专门工作中使用的与自然年度的起止 时间不一致的年度。如果其专业工作按专业年度进行,其他工作按自然年度进行,且档案文 件统一管理,就应将专业年度与自然年度结合起来进行分类 ⑤档案文件 时间的情 要用考证的 方法来判断文件的准确时间 (2)文书材料分类要按照分类方案中最低一级类别分开。 (3)将文件材料按其内容分开。 (4)将文件材料按不同保管期限分开 3评价标准:(1)能准确判断年份满分25分。 (2)将材料按分类方案最低一级类别分类满分25分 (3)将文件材料按其内容分开满分25分 (4)将文件材料按保管期限分开满分25分 4.评 组 百分制。 :分组进行,按照评价标准,学生互相评价 6时间安排:15分钟 实训3:排列 1任务:对已经分类的归档文件进行排列。 2.要求:归档文件在分类方案的最低一级类目内,按照事由结合时间、重要程度等顺序排列。 (1)将事由相同的文件排列在一起。排列同一事由的文件,一股按“时间”先后排列,也可以 “重要程度”,重要的在前,其他在后排列。 (2)不同事由间归档文件排列。分以下几种情况: 按照不同事由形成时间的先后顺序排列。 按照不同事由的重要程度排列 按照事由具有的共同属性分别集中排列。 会议文什、统计报表等成套性文件可集中排列 内部刊物也可作为成套性文件集中排列 3评价标准:(1)文件在分类方案的最低一级类目排列满分30分。 (2)相同事由的文件能按时间、重要程度、时间结合重要程度等方法排列满分30分。 (3)不同事由间归档文件的排列能按文件形成规律排列满分40分 4.评价办法:百分制 5.实训组织:分组进行,按照评价标准,学生互相评价。 6时间安排:10分钟。 实训4:编号 1.任务:对已经排列好的归档文件进行编号。 2.要求:(1)归档章位置正确。归档章一般应盖在归档文件首 页上端居中的空白位置。如果位置被占用,也可盖在上端其 他位置。 (2)逐项填写归档章内容:全宗号;年度;保管期限;件号; 机构或问题 3.评价标准:(1)归档章加盖位置正确满分20分。 (②)归档章各项填写正确满分80分。 4.评价办法:百分制 5.实训组织:分组进行,按照评价标准,学生互相评价 6.时间安排:10分钟。 实训5:编目 1.任务:编制