酒店会议销售服务规范.docx

酒店会议销售服务规范 编 号 制度名称 会议销售服务规范 受控状态 第1条目的。 为做好会议销售工作，提高营销部会议销售业绩，提高客人对酒店会议服务的满意度， 特制定本规范。 第2条适用范围。 本规范适用于会议销售服务管理工作。 第3条会议营销人员在开始会议销售工作前需做好以下准备工作。 ?各种会议原则上由营销部负责，涉及租场地、住房、宴会等方面的大型综合活动由 营销部会同餐饮部、客房部等共同接洽承办。 ?准备好有关推介资料，如会议价目表、会议宣传资料、餐饮菜谱、租用设备价目表 与名片、洽谈记录簿等，并按时与客人见面。 ?带领客人参观会议场地及设施，做好介绍性推销。 第4条会议营销人员在进行销售洽谈时需注意以下事项。 1 ?洽谈时要确认客房、餐厅、会场及康乐设施的使用，明确客人要求和价格、结款方 式等事项。 洽谈过程中，针对客人提出的要求，如酒店方面因场地限制或其他因素无法满足时, 一定要向客人解释清楚，请求客人的谅解，并提出合理的解决方案。 ?洽谈结束前，确认洽谈要点，签订协议书，一式两份，双方各执一份。 ?根据洽谈要求，填写会议接待通知、会议室使用通知、用餐通知等，按所涉及到的 部门，一式多份，一份留存，其余送到有关部门，要求至少提前三天送达。 第5条会议销售人员在会议期间需为客人提供以下服务，有效地提高客人的满意度。 1 ?会议前一天，销售人员需与财务联系，了解会议方支付订金的情况，如未支付，要 及时提醒对方。对信誉欠佳者，可采取相应的措施；对老客人可酌情放宽有关限制，确保收 齐所有款项。 2.会议预订情况如有变化，应及时填写变更通知单通知有关部门；细小变化可电话通 知。 会前一小时检查会场的布置情况。 4?会议期间，全方位跟踪服务，了解客人的反映，及时处理与协调有关问题，保证客 人满意。 第6条 会议结束后，会议营销人员需做好以下工作，提高客人的满意率与忠诚度。 1?会议结束时，及时与前厅联系，确保收齐所有款项，处理可能出现的问题，如汇款 到酒店则需经办人对所有款项签字确认。 2?征求会务和参会者的意见，做好意见记录。 3?整理各类会议销售、会议服务文件，并登记归档。 4?为会议客人建档，注明所有细节，以便今后有针对性地推销。 第7条本规范由营销部负责制定，经总经理审批后执行。 第8条 本规范自发布之日起生效。 编制日期 审核日期 批准日期 修改标记 修改处数 修改日期