档案全宗指南编制规范.pdf

档案全宗指南编制规范 中华人民共和国行业标准DA/T 14-94 1 主题内容与适用范围 1．1 本标准规定了档案全宗指南的编制原则、结构和编写细则。 1．2 本标准适用于综合性档案馆，档案室亦可参照执行。 2 全宗指南的编制原则 编制全宗指南应客观、准确、真实，语言简练、文字表达清楚。 3 全宗指南的结构 全宗指南是向利用者介绍和报道全宗构成者（立档单位）及其所 形成档案情况的工具书。由封页、正文、备注三部分组成。其结构形 式如下： 封页 正文 a.全宗构成者沿革 b.全宗内档案情况简介 c.全宗内档案内容与成份介绍 备注 4 封页项目 封页项目包括：全宗指南名称、时间、全宗号。 4 ．1 全宗指南名称 4 ．1．1 全宗指南名称由全宗构成者的名称（全称或通用简称） 加全宗指南构成。 /hzhzhz 例：北京市计划委员会全宗指南 4 ．1．2 中华人民共和国成立前形成的档案在全宗指南名称的书 写上应加限定词。 例：1．国民政府教育部全宗指南 2 ．民国重庆市政局全宗指南 3 ．国民政府（汪、伪）外交部全宗指南 4 ．礼部（清）全宗指南 4 ．1．3 中华人民共和国成立前的个人全宗，在人名后用圆括号 注明所属年代。 例：1．方（清）全宗指南 2 ．蒋中正（民国）全宗指南 3 ．冯玉祥（民国）全宗指南 4 ．2 时间 全宗内档案文件的起止年代，一般采用公元纪年表示，必要时可 使用朝年或其它特殊纪年方式表示，亦可以其一为主，另一为辅，为 辅者加圆括号书于为主者正下方。 例：1．1928-1948 （民国十七--三十七年） 2 ．光绪三十二年--宣统三年 （1906--1911） 4 ．3 全宗号 本全宗指南所对应的全宗的编号。 /hzhzhz 5 全宗构成者沿革简介 全宗构成者沿革简介由全宗构成者名称、时间、主要职能、隶属 关系、全宗构成者主要负责人名录、内部机构设置及其各历史阶段演 变情况等内容组成。 5 ．1 全宗构成者的名称 5 ．1．1 全宗构成者的名称按全称书写，通用简称书写在全称后 面的圆括号内。 例：中共中央纪律检查委员会（中纪委） 5 ．1．2 全宗构成者所有曾用名称按时间顺序书写在全宗构成者 的沿革中。 5 ．2 时间 全宗构成者沿革应结合时间撰写，和下列内容有关的时间应反映 在全宗构成者沿革中。 a.全宗构成者成立、合并、改组、更名和撤销时间。 b.全宗构成者内部机构的设置及重要部门的调整、增设、合并、 更名、撤销时间。 c.全宗构成者上级主管机关变更时间。 d.其它所有反映全宗构成者重要活动的时间。 5 ．3 主要职能 5 ．3 ．1 全宗构成者的性质特征。 5 ．3 ．2 全宗构成者的职权范围。 5 ．3 ．3 全宗构成者的主要工作与任务。 /hzhzhz 5 ．4 隶属关系 5 ．4 ．1 全宗构成者和其上级主管机关的组织关系、业务关系。 5 ．4 ．2 全宗构成者和其重要的直属下级机关的组织关系、业务 关系。 5 ．4 ．3 全宗构成者上级主管机关如有变更，应反映在全宗构成 者沿革中。 5 ．5 全宗构成者负责人名录 全宗构成者正副职负责人姓名、职务、任期时间。