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某某公司采购管理制度 总则：为加强企业规范化管理，确保公司能够采购到高品质低成本的产品，从而达到降低成本之目的，特制定本制度。 目的：选择合格的供应商并对采购过程进行严格的控制，确保供货商提供的物料满足公司的规定要求。 适用范围：本制度适用于公司各项物料采购时，价格审核、制定采购计划、订购、验收等，除另有规定外，均按本制度执行。 权责 由采购部负责对物料的采购工作； 工程部负责提供在建项目物料的相关技术要求和质量保证条件等；酒店厨师长提供食材的相关质量要求等；客房部经理提供客房物料的相关技术要求和质量保证条件等；其它物料的相关技术要求和质量保证条件由使用部门提供； 保管员、质量监督员和采购员负责对采购回的物料进行验收。 采购计划的制定 各部门根据部门使用情况和库存情况编制采购计划经部门负责人签字确认，报主管副总审核，经总经理批准后交采购部实施采购；酒店餐饮食材的采购计划经部门经理审核签字后交采购部实施采购。 采购部根据公司业务的需求，核对仓库的库存量，确定物料的品种、规格、数量等，编制采购计划并经采购经理签字确认后实施采购。 采购部依采购计划进行采购作业。财务部根据采购计划安排采购所需的资金。 采购的实施 1、选择供应商 供应商的选择必须在符合资质的供应商中选择； 采购部一般应选择三家以上的供应商询价，以作比价、议价依据； 公司成立物料采购询价小组：由财务部经理任组长，组员由工程部、项目部和采购部的经理组成。物料采购询价小组是公司物料采购的领导机构，负责采购物料的询价、比价工作；负责监督审查公司物料的采购程序、采购物资的质量、价格等。 采购部经理（主管）在审价时，认为需要再进一步议价的，则由采购经理(主管)亲自与供应商议价； 总经理在核价时，均可视需要再行议价或要求采购部进一步议价。 2、价格调查 已核定之物料，采购部必须经常分析或收集资料，作为降低成本之依据； 公司各相关部门，均有义务协助提供价格信息，以利采购部比价参考； 已核定之物料采购单价如需上涨或降低，应附上书面之原因说明； 采购数量或频率有明显增加时，应要求供应商适当降低单价； 采购部应随时掌握市场价格的浮动数据，以利于更好的把握市场。 3、询价和比价 根据采购物料的品种、规格、标准、数量、和交货期的不同，采购人员应选择至少三家符合采购条件的供货商作为询价对象； 采购人员根据过去采购的情况，市场变化情况，以及公司成本预算等情况，确定采购目标价格； 在得到供应商的报价信息后，采购人员对供应商的报价条件进行品种、规格、数量、质量要求等方面进行核对，以保证供应商可以提供的物料符合公司实际的采购要求，并对供应商所报的价格、交货期、售后服务等方面进行分析比较，以便选择条件最优的供应商； 供应商提供报价之物料规格与请购规格不同或属代用品时，采购人员应送请购部门确认； 专业材料或用品，采购部应会同使用部门共同询价与议价； 在供应商的报价条件不能满足要求时，采购人员应与供应商进行磋商，已使双方最终在全部条款上达成一致。 4、订购作业 在采购作业所需的全部条款与供应商达成一致后，采购人员需签订正式的采购合同，合同需要列明至少下列条款： 供应商资料：包括名称、地址、联系人、联系方式； 采购物料的详细描述：包括名称、型号、规格等，如有超出标准的特殊要求需特别注明； 订单所采购的数量/重量：单位包装数量/重量、包装件数； 价格：单价、合计价、合同总额、定金或预付款； 交付期：分批交付时应明确每批的交付时间和交付数量； 付款方式； 标识：物料本身或包装上的文字标识（订单号、供应商、品名、规格、单位包装数量/重量、批号等）； 所需的质量证明资料（检验单、质保单、出厂证明单、化验报告等）； 质量保证条款：发生质量问题时进行退换或其他处理方法； 装相清单（送货单）和销售发票的要求； 违约后的法律责任。 采购合同经采购经理审核后，加盖公司合同公章生效。采购合同一式二份，双方各保存一份。采购部负责采购合同的存档。 采购人员应控制物料订购交货期，及时向供应商跟催交货进度。 验收入库与付款 依采购合同约定的条款和公司质量标准要求由保管员、质量监督员和采购员三方进行验收检验工作，检验合格后经三方签字确认，由保管员办理入库手续。 财务部根据财务管理规定和合同约定，办理供应商付款工作。 物料保管和领用 采购物料入库后由保管员负责保管，做好防火、防盗、防鼠、防潮等安全管理工作，确保物料安全。 物料的领用：各部门根据使用情况，提出领用申请，经部门领导审核，报相关领导审批后开具出库单，保管员根据出库单办理出库领用手续。要求物资领用手续齐全，账物相符。 附则： 本制度自下发之日起执行； 本制度由公司办公室负责起草并解释。 2010年2月4日