{品质管理质量认证}质量体系编制参考文件格式.pdf

{品质管理质量认证}质量 体系编制参考文件格式 2.0 适用范围 适用于质量体系文件、相关外来文件的管理。 3.0 职责 品质部负责质量体系文件和资料的管理。 4.0 程序 4.1 质量体系文件的编写、审核、批准、发布、发放按《质量体系文件编制标准作业规程》 执行。 4.2 质量体系文件的使用。 4.2.1 品质部应确保凡公司需要的部门人员均能及时得到有效版本的文件。 4.2.2 各部门及所有工作人员应确保不持有、不使用作废/失效的文件。 4.2.3 文件的持有部门和持有的文件转借、复制或做非授权的涂改。 4.3 质量体系文件的保管。 4.3.1 文件的保管环境应适宜于防止文件的丢失、损坏和污染。 4.3.2 文件保管方法应便于存取查阅。 4.3.3 应保持文件夹的完整、齐全。 4.3.4 文件的持有部门或持有人员，应持有经批准的带现行更改状况的有效文件的清单，以 便于了解文件变动的情况和检索。 4.4 质量体系文件更改的控制 4.4.1 文件的更改须由文件夹的原编写部门负责填写《文件更改审批单》，经经文件原审核 人核批准人审核、批准后方可进行更改。文件更改的内容由文件原编写部门拟定。 4.4.2 文件更改应由品质部以《文件更改通知单》的形式发布，以使文件夹的持有部门和持 有人了解文件的更改内容和更改后的标识。 4.4.3 《文件更改通知单》仅下达给公司持有该文件受控部门文本的部门和人员进行更改， 单程序文件和质量手册换版时，则应将换版后的文件送达第三方认证机构。 4.4.4 文件更改的方式 文件更改的方式文件的更改方式在《文件更改审批单》上予以规定，并由品质部进行。更改 的方式可以采用划改、换页或换版的方式进行，单划改时，应能辨认更改前的内容。 4.4.5 文件更改的标识和记录 文件更改后的应在文件的版本标识、修改状态标识上予以识别，在文件更改记录上及时予以 记录，以便核对、识别。 4.4.6 文件的换版。下列情况之一时，文件应予以换版： a)同一文件多次更改(如同一文件已更改 5 次以上)时； b)同一文件一次更改内容较多时。 4.5 作废/失效文件的处置。 4.5.1 品质部资料管理员应在更换新页或新版的同时，撤回旧页或旧版本文件。 4.5.2 撤出的旧页或旧版本文件，品质部资料管理员应在《作废/失效文件清单》上予以记录， 并在每页加盖蓝色“作废”或“失效”印章。 4.5.3 作废/失效文件在适当的时间(如一年)集中销毁，销毁的方式考虑方便、适用可行。销 毁前在《作废/失效文件清单》上予以记录。 4.5.4 留作资料以供/ 累计知识需要的作废文件，应经管理者代表同意，并在其每页上加盖蓝 色“参考”印章。 4.6 外来文件的管理。 4.6.1 外来文件包括 a)本行业强制执行的法律、法规、条例。 b)本公司选定执行的国家或行业标准。 c)顾客或其它单位提供的有关物业管理的来文、来函。 4.6.2 属于本程序 4.6.1a)b)项的外来文件一律应处于受控状态，即在其封面或首页上加盖 蓝色“受控文件”的印章。需分发的，还应编号并办理发放签收。 4.6.3 对于外来文件，品质部资料管理员应建立收/发台帐，以便追溯其来源和分布。 4.6.4 公司实行外来文件阅批规定，即所有属于受控控制范围的外来文件，由品质部经理填 写《文件处理表》，连同文件一并呈总经理审批，并按阅批意见传递分发或归档。 4.7 文件的归档。 4.7.1 质量体系文件和外来文件一律应归档。 4.7.2 归档文件一律为正本且不加盖受控状态标识和编号(外来文件除外) 。 4.7.3 文件的发布审批单、更改审批单、文件处理表应随正本一起归档。 4.7.4 文件的更改通知，更改通知，更改换页、换版的文件一律归档。 4.7.5 品质部资料管理员应按本规程文件更改条款规定，对归档文件实施更改，但原归档文 件不撤出，仅加盖“作废”或“参考”蓝色印章。 4.7.6 品质部资料管理员应建立《文件归档清单》。 4.8 文件的补发按《质量体系文件编制标准作业规程》的相关规定执行。 4.9 质量体系文件的借阅 。 4.9.1 公司外部人员需借阅文件时应符合下列条件之一： a)是公司的服务对象。 b)是公司的主管上级。 c)是公司的承包方。 d)按法律、法规或合同规定应提供借阅的需方。 4.9.2 公司可以借阅的文件应不涉及公司人事、商业和技术秘密，单 4.9.1d)款的除外。 4.10 人员离开公司或工作岗位发生变化时，品质部负责回收所发的文件，并在文件收发签收 记录中注明回收原因和时间。 4.11 公开文件的控制。 4.11.1 凡公开