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如何做好电子档案信息化的管理论文 近几年，人们进行各种交流的媒介主要以数字化为主，由于其 生成简便、传送迅速，必将产生大量的数字信息，对于其中具有保存 和利用价值的数字信息人们称之为电子档案。 将档案信息化纳入机关 信息化建设总体规划和目标与机关信息化建设协调同步发展。 信息技 术几乎已经渗透到了社会活动的所有方面， 作为现代社会活动的技术 基础，正在逐步改变着社会活动的运行方式。 档案作为人类社会活动 的产物，必然伴随着社会活动运行方式的转变，在形成、传递、存储 和利用等自身运动规律上发生本质的变化。 人们积极应对信息化， 不 仅要关注档案的载体形式变化， 寻找适宜稳妥的管理方法， 更为重要 的是，要研究档案这一事物整体在信息技术基础上的运动新规律。 电 子文件需要全新的管理形式， 下面，本人对电子文件实行电子档案化 管理谈几点认识： 一、电子文件档案的优越性 电子档案查阅手段简单化，提高资料的利用率。网络和通讯系 统是电子档案的基础， 只有在完备的通讯网络环境中， 才能实现资源 共享和各种联机服务扩大使用范围。 电子档案中各种信息的加工储存， 由数字库系统来实现， 通过联机服务系统为用户提供检索服务。 数字 库系统和检索系统，是关系到电子档案正常运行的关键。 随着办公自动化和信息技术的发展及在各领域的应用，档案管 理对象将转向以存储于计算机中的集图、 文、声于一体的多媒体信息 化对象为主，以图像、动画、视频、音频信息的立体化多媒体形式存 储和利用。信息技术、办公自动化技术和网络技术的广泛应用，使信 息资源存储与传递向数字化、 电子化发展。 机读文件和机读档案将大 量出现，使档案信息的存储已数据库为主， 档案信息的传递也以电子 数字流的形式进行。管理对象信息化、信息处理数字化、媒体多样化 和信息存储与传递数字化， 导致档案工作的手段和工作方式计算机化。 办公人员通过网络在办公室或家里的终端前， 就可对远程数据进行实 时浏览，检索等访问。 电子档案还有利于遗漏文件的不漏增缺，传统的文书立卷方法 遇到文件收集不齐或漏交归档时，不漏增缺，就得拆卷重做。档子档 案的管理可以弥补这个遗憾，文档用微机按“件”归档。可随时不漏 增缺，使文档不形成存积， 只需按一下健，修改一下档案目录就可以 了。 电子档案有利于档案的保密。过去查阅档案时是整卷查找。查 阅人可以看到整卷内容。 现在电子档案管理， 查阅人只需输入需要查 找的文件的编目就可以了， 无法接触其他文件， 从而达到文件的保密 要求。 二、电子文件档案的归档不同于传统归档方式 电子文件档案归档时间与传统档案不同。在注重文件的收集从 源头抓起， 还应加强收集本单位业务活动的档案材料。 电子文件档案 可以在文件办理结案后随时归档， 或在某一时间电子文件档案周期定 时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门， 并接收登记， 按事由原则给出档案分类号， 设定访问限制级别， 以便将来用户查找 利用。要养成文件随时接受随时归档， 这样一方面可以避免文件漏归， 另一方面也符合电子文件自身的特点，