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电子文件管理工作 福建省档案局监督指导处黄燕芳  主要内容 电子文件概述 、电子文件管理的通用要点 基于信息系统环境下的电子文件 归流程 2020/4/27  、电子文件概述 (一)电子文件的概念 电于又仵的符点 (三)电子文件的种类 2020/4/27  电子文件概念 (一)电子文件的概念和管理核心 1.电子文件的定义 指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中,通 过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、 音频、视频等不同形式的信息记录 一一-《电子文件管理暂行办法》 档案界目前所称的电子文件:可以归档并成为电子档案的文件。 电子档案:归档后的电子文件。 档案数字资源二电子档案十档案数字副本+档案电子目录+其他 Page 4  电子文件的属性 电子文件是一种数字信息,由电子计算机 数守改生戏和处理的,其信息用二进 制数字代码记录和表示。 电子文件是文件的一种类型,具有文件的 各种属性,特别是具有特定的要素、作用 和效力。 2020/4/27  电子文件的构成要素 电子文 内容 背景信息 2020/4/27  (三)了文件的构成要素 电子文件由内容、背景与结构所组成,背景信息与结构信息统 称为元数据。 1.内容 内容是表达行为主体的思想、意图及措棕对象(客体) 的过程、结果的信息,通俗的说就是文件内容信息。  背景是证明文件形成与办理过程和文件之间相互关系的信息。一般包含以下内 容: (1)文件的形成机构及其他相关责任人; (2)与文件有关或曾经有关的其他机构 (3)文件履行机构职责与目的 (4)文件的形成时间; (5)与文件有关的其他时间; (6)机构职能所体现的文件价值与重要性; (7)曾与文件有过关系的文件产生与保存系统; (8)该文件与其它文件和资料间的关系; (9)对该文件有影响的法律、协议、实践、程序、计划、条件与默契等 背景信息直接与电子文件的真实相关,比如收发文批办单上的内容就是背景信 息。  3结构 结构是指申子立件内容信息的组织表达方式,如文字的段落 安排,电子文件使用的代码、数据结构、格式,以及载体、附件等 方面的信息 结构直接与电子文件的可用相关,是确保 电子文件在长期保存过程中始终可以被理解和 被利团的重要内容。 电子文件的管理不是单纯的对内容信息的管理过程,实质上是对电 子文件内容信息、背景信息及结构信息综合管理的过程。 需要强调的是,电子文件元数据的管理是电子文件管理领域非常重 要的一个环节,元数据直接关系到电子文件的真实、完整、可用和安全, 不可小视  (二)电子文件的特点 1、系统依赖性 忌的人工性 3、信息存储的高密度性 4、信息与特定载体之间的可分离性 5、信息的易变性和可操作性 2020/4/27