档案与档案实务 档案的整理 档案的整理.pptVIP

课前小竞赛 1.归档制度包括： A归档范围B归档顺序 C 归档质量 D归档手续 2.一个机关应该归档的文件材料，包括几个部分： A1 B2 C 3 D4 3.本机关应归档的文件材料主要有： A上级机关转发本级机关的文件 B国家领导人讲话 C 重要的群众来信来访材料 D重份文件 7.文书部门或业务部门向档案部门移交档案时，要履行签字手续，必要时需要填写什么？ 8.对与现行机关归档的文书。按照什么文件规定，省级以上机关将永久保存的档案在本机关保存20年左右？ 9.如果要让你给某单位制定一份归档制度，你应该如何制定？ 10.一个机关应该归档的文件材料包括那几个部分？ 导入新课 档案整理 一、文书档案的整理 文书档案整理方法有两种，即立卷和以件文单位整理。我国在2000年发布了《归档文件整理规则》，即以件为单位整理。以“件”取代“卷”，以“案盒”取代“案卷”，所以，今天主要讲以件为单位的整理方法。 （一） 整理单位 件 “件”是归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图表等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。 （ 1）文件正本与不同稿本 　 同一文件除正本外，在撰写、印刷过程中形成的不同稿本，包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等，也可能需要保存。一般来说，文件的正本与定稿为一件，但定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件；重要文件（如法律法规等）须保留历次修改稿，其正本与历次修改稿（包括定稿）各为一件。 （3）正文与文件处理单等 文书处理较为规范的机关，文件在运转过程中一般都附有文件处理单或者拟办单、发文稿纸，有的还附有领导批示的签批条等。这些表单真实地记录了文件的形成、办理过程，是归档文件不分割的重要组成部分，应与文件作为一件。 （2）正文与附件 附件是指附属于正文之后的其他文件材料，作为正文的补充说明或参考材料，如附带的图表、统计数字，正文批准或发布的法规文件等等。一般来说，正文与附件为一件；如果附件数量较多或者太厚不易装订时，也可各为一件或数件。 （4）原件与复制件 对于制成材料、字迹材料等不利于档案保管的文件（如热敏纸、传真件、铅笔、圆珠笔书写的重要文件），以及使用中出现破损的文件，应复制后归档。复制件包括复印机制作的复印件以及手工眷写的抄件等。这些复制件应与原件作为一件。 （5）转发文与被转发文 转发文与被转发文是一份文件的不同部分， 前者往往包括贯彻意见及执行要求，后者是具体内容，它们在发挥文件效力方面难以分割，因此也应作为一件。 （6）报表、名册、图册等 报表、名册、图册等一般每册（本）内容都相对完整，具有独立的检索价值，因此应按照其本来的装订方式，一册（本）作为一件。如党员花名册、团员花名、职工花名册、统计报表等。 （ 7）来文与复文 这是比较特殊的规定。“来文与复文”是对联系密切的来往性质的文件材料的概括性表述，也包括“去文与复文”，从文种上看包括请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等等。根据检索需要的不同，此类文件可作为一件，也可以分别各作为一件，故《规则》中采用“可为一件”的表述方式。各单位可根据具体情况来灵活掌握这类文件的整理。 需要注意的是，“为一件”是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。 （二）文件的修理 修整破损档案 复制字迹模糊或以褪变的文件 对超大纸页进行折叠 去除易锈蚀的金属物 装订档案仪器 2、文件装订方式的选择 文件可采用左上角装订，也可采用左则装订。 采用左上角装订的文件应当左齐上齐；采用左边装订的文件应当左齐下齐。 目前的装订方式除传统的线装之外，还包括：粘接式，如用浆糊、热封胶等；穿孔式，如不锈钢钉书钉、铁夹背等。 要求：1）符合档案保护要求。装订用品必须对档案无害，不影响档案的保护寿命；2）选用装订用品应尽量降低成本，装订方式应简便易行。 （四）归档文件的分类 分类是将归档文件按其内容和形式特征划分类别和 层次，构成有机体系的过程。分类是归档文件整理的重要环节，通过对归档文件进行整理的分类，不但能有效地揭示出归档文件之间的内在联系，使归档文件成为一个有机整体，便于系统地提供利用，而且对排列、编目等后续工作的开展，以及将来组织室藏和排架管理都有有着重要意义。 1