专业承包企业信息化项目-现状分析及解决建议.doc

PAGE1 / NUMPAGES22 X X X X 工 程 有 限 公 司 信息化项目分析及解决建议（简版） （专业承包企业） 新中大软件股份有限公司 （商业资料 注意保密） 目录 TOC \o 1-3 \h \z \u 第一部分 XXXX工程有限公司项目概况 3 1.1 企业介绍 3 1.2 组织结构图 3 1.3 组织结构描述 3 第二部分 分析及解决建议 4 2.1 区域备案登记 4 2.2 项目商机报备 5 2.3 投标项目登记 6 2.4 投标文件管理 6 2.5 投标资料管理 7 2.6 开标登记 8 2.7 投标保证金管理 9 2.8 合同管理 10 2.9 客户信息维护 11 2.10 项目信息维护 12 2.11 进度管理 13 2.12 质量、安全检查 15 2.13 进度款审批 16 2.14 劳务工管理 16 2.15 物资管理 17 2.16 成本管理 18 2.17 项目资料管理 20 2.18 项目回访 21 第一部分 XXXX工程有限公司项目概况 1.1 企业介绍 1.2 组织结构图 1.3 企业特点 专业承包企业的项目多是装饰、弱电、消防、机电设备、通信、数字视频、安防监控、多媒体显示等细分行业的专项承包工程，管理的特点一般前期同时跟踪项目多，销售管理难度大；很多项目周期短，成本构成复杂，核算与控制难；项目是以收入合同为主线，设备物资、物流的管理为重点，将设备的预算清单、需求计划、采购申请、采购合同、采购入库、领用安装、验收的管理过程与项目的计划跟踪过程有机结合，全面管理项目的进度、设备、成本费用、收入、分包/采购合同、资金收支和质量等各个方面。 第二部分 分析及解决建议 2.1 区域备案登记 现状：对备案区域信息进行手工登记； 问题：1）年检到期无法及时反映； 2）数据更新不能及时共享； 建议：在一个表单中实现对一个区域主管单位和招投标中心备案信息的登记，通过预警功能实现对备案年检时间的提前预警，同时通过报表功能实现区域登记信息共享。 区域备案登记单（参考） 年检预警 2.2 项目商机报备 现状：分公司、子公司、总公司收集到项目商机后，在市场部进行报备，市场部对报备的信息进行预审，同时负责冲突协调工作； 问题：1）项目商机手工登记容易造成信息重复而不能及时发现； 2）项目商机报备后不能及时进行信息共享； 3）报备不及时； 建议：报备人员在系统中进行信息维护，在单据中维护重要信息字段，详细资料可以挂附件，同时根据公司管理制度编制评审流程，信息维护后系统自动流程，实现信息及时评审，最后通过自动生成报表，实现数据统计，在表单列表和报表中实现字段筛选和查询。 单据列表（参考） 项目报备登记单（参考） 2.3 投标项目登记 现状：没有了解 问题：没有了解 建议：通过系统实现对招标文件评审通过项目进行投标登记或在投标文件管理中一起实现，对确认投标的项目进行时间预警，如：保证金提交截止时间，返还截止时间、投标截止时间等。 投标项目登记单（参考） 2.4 投标文件管理 现状：针对项目重要程度进行分级管理，一般500万以下项目分公司内审完成，500万以上3000万以下项目需要市场部评审，3000万以上项目还需要组织会审，500万以上项目需要邮寄招标文件到总公司； 问题：1）费用增加； 2）时间增加； 建议：通过信息化实现招标文件登记及评审，针对项目的金额大小及重要程度采用不同的管理模式，如：一般项目：只需要维护重要信息，不需要邮寄招标文件；重要项目：先维护重要信息，同时邮寄招标文件或关键数据扫描件以附件的形式上传。 投标文件登记单（参考） 2.5 投标资料管理 现状：一般项目分子机构自行编制，重大项目市场部参与编制，都总公司参与评审；需要总公司提供的资料目前到各部门借调分别邮寄； 问题：1）资料评审需要人员过来或邮寄不能及时； 2）借调资料没有统一部门完成，工作量大； 建议：投标资料系统工作流评审，挂附件；资料借调系统单据申请，总公司确定主导部门，资料借用和归还通过工作流进行确定，避免资料遗失责任推卸。 投标资料登记单（参考） 2.6 开标登记 现状：开标过程手工记录后，进行手工登记，中标情况分析和竞争对手情况分析需要手工统计； 问题：1）时间段项目投标情况需要手工统计； 2）中标情况需要手