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发布日期：2020.08.28 发证和定期审核 编 号：第十三章 修改号： 2.0 生效日期：2020.09.01 页 次： PAGE 1/2 上海XX海运有限公司 安全管理手册 第 十三 章 发证和定期审核 1 概述 本章规定了公司DOC和船舶SMC的认证和定期审核的要求,以获得主管机关或其认可机构的审核或认可，以取得相应证书并维持证书的有效。 2 适用范围 本章适用于进入公司SMS的领导、处室及船舶。 3 参照文件 NSM规则第13章“发证和定期审核” 《航运公司安全管理体系审核发证规则》 《航运公司安全管理体系审核发证程序》 《中华人民共和国航运公司安全与防污染管理规定》 4 职责 4.1 安全总监负责公司及所管理船舶的NSM认证和有效性维护； 4.2 公司体系办在安全总监领导下，具体实施认证和组织接受审核工作； 4.3 各相关处室按照各自主管的职能范围共同维护和保持证书的有效性； 4.4 相关处室对船舶的适航性及符合规则的具体要求负责； 4.5 船舶应持有符合NSM规则要求且与该船相关的“DOC”副本或“DOC年度审核签注”以及“SMC”或“临时SMC”证书。 5 公司“符合证明”（DOC） 5.1 “DOC”作为公司符合NSM规则要求的证据，由主管机关、主管机关认可的机构签发，其有效期通常不超过5年； 5.2 “DOC” 只对适用的船舶种类有效。船舶种类以初次审核所认定的船舶种类为准。不被认定的船舶种类不为该“DOC”所覆盖，只有在通过审核并证实公司的管理能力满足NSM规则关于此类船舶种类的要求后，才对该船舶种类有效； 5.3 “DOC”的有效性服从于由主管机关或主管机关认可的机构，在周年日前、后三个月内进行的年度审核； 5.4 如果公司没有申请NSM规则所要求的年度审核，或者有客观证据表明存在重大不符合规定情况时，主管机关有权按照规定收回“DOC”。如果公司“DOC”被收回，所有相关的“SMC”、“临时SMC”也同时被收回； 5.5 船上应当保存一份“DOC”的副本，以便船长在接受主管机关或主管机关认可的机构查验时出示。 6 船舶“安全管理证书”（SMC） 6.1 “SMC” 作为该船舶符合NSM规则有关要求的证据，经审核，船上的管理及操作符合经认可的公司安全管理体系要求的，主管机关或主管机关认可的机构将向船舶签发有效期不超过5年的“安全管理证书”。 6.2 “SMC”的有效性服从于由主管机关或主管机关认可的机构，进行的至少一次的中间审核。如果只进行一次中间审核，且“SMC”的有效期为5年，应申请中间审核须在证书的第二和第三个周年日之间进行； 6.3 除NSM规则另有要求外，如果没有申请NSM规则要求的中间审核，或者有客观证据表明存在重大不符合规定情况的，主管机关有权收回“SMC”； 6.4 尽管NSM规则有关于“DOC”和“SMC”的签发及有效性规定，当换证审核在所持“DOC”或“SMC” 有效期届满之前三个月内完成时，新签发的“DOC”或“SMC”自完成换证审核之日起有效，且有效期自原证书有效期届满之日起不超过5年； 6.5 当换证审核在所持“DOC”或“SMC” 有效期届满之日三个月前完成时，新签发的“DOC”或“SMC”自完成换证审核之日起有效，且有效期自完成换证审核之日起不超过5年。 7 证书的有效性管理 7.1 按NSM规则及主管机关关于保持DOC、SMC有效性的规定，公司相关处室/船舶应在所持证书失效前3-6个月内将相关信息报告公司体系办，在相关审核前，按审核发证规则的要求，负责收集有关信息，向体系办提供所需资料，确定办理审核的申请手续。相关处室/船舶必须做好准备，接受并积极配合主管机关或其认可机构的审核，以通过审核取得DOC、SMC并保持有效。 7.2在年度审核或者换证审核中，发现安全管理体系运行存在严重不符合规定情况，或者有大量不符合规定情况并且已经严重影响到安全管理体系运行的有效性时，接受主管机关在相应审核的6个月后实施的跟踪审核。当船舶出现发生重大事故、连续发生事故、多次被滞留等情况时，接受主管机关实施的附加审核。 8 有关SMS文件 相关的须知文件、检查清单、管理记录和文件总清单中列明的相关外来文件 《SMS相关人员的责任、权力和相互关系》