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（档案管理）某知名公司 文件管理程序 C.外送文件：即公司制作的对外发出的文件。如对政府、 供方、顾客、公共事业单位发出的文件等 3.1.2 专用文件：指只在公司一定工作部门或业务范围内使 用的专门文件。分为技术文件、财务文件、人事资料、 合同文件和签价单和决算资料等。 A ．技术文件 ：即以图纸为核心的工程建设专用文件。 如报批文件、标准图集、内业资料、图纸等。 B ．财务文件：即在公司会计工作中形成和使用的会计 核算专业材料。如会计凭证、帐簿、报表及相关的财 务报告等。 C ．人事资料：即公司员工在应聘、转正、考评等人事 活动中形成的反映个人基本情况、工作表现的个人资 料。 D ．合同文件：即在公司生产经营活动中与外单位签定 的具有法律效力的文件。如各类工程合同、设计合同、 售楼合同等。 E ．签价单：即审计核算部在签价认价时专用的文件。 F ．决算资料：即审计核算部在办理工程结算审核过程中产生 的文件。 3.1.3 记录：即公司各项质量活动留下的记录，是一种特殊 类型的文件。如合格供应商名录、培训记录、各类签 到表、登记表等 3.2 总要求： 3.2.1 文件处理必须做到及时、准确、安全。 3.2.2 内外行文要求做到格式统一、要素完整、文号分明。 对外行文采用国家公文格式，内部行文按公司惯例采 用英文格式。（格式及具体规定详见第三层次文件 《融侨集团文件处理办法》之第二章“文件格式”） 3.2.3 各部室资料员为公司文件流转的进出口，文件不允 许由拟写人直接送领导者个人，因特殊情况必须越过 传递的，应于事后按程序补办登记。 3.2.4 各部室资料员要做好文书立卷工作。每年年初，根 据以往本部门文件的运转情况，预计当年可能形成的 文件，拟制或修订立卷类目。 3.2.5 各部室资料员要建立本部门的文件清单。即根据 3.2.4 订立的立卷类目，将空白的文件清单置于该类 目的最前面；随时将已发放完毕的文件按已编好的类 目归入卷内，并按文件收进顺序填写文件清单。 3.2.6 文件的管理一般要经过如下几个环节： A ．编制：文件由相关部门或个人拟写，所在部室资料员 进行编号登记；若以公司名义对外行文则由总经理秘 书编号。 B ．批准：文件内容和发放范围由相应的批准人审核签发； 需要多个部门批准的，须进行会签，签发时须注明签 发时间；应用软件的使用权限需报送总经理批准。 C ．登记：收发文（除便条、介绍信、回执等）应登记在 相应的收文发文登记本上或直接在文件上签收并及 时整理文件目录。来图加盖受控分发号。 D ．用印：公司印章由总经理秘书保管，部门公章由各部 室资料员保管。用印时，应以相关部门主管签发的文 字或经部门经理签字的盖章联系单为依据。 E ．发放：各部室资料员根据批准的发放范围进行分发。 制度文件换版时，由总经理室或相关部门根据发放清 单发出新版文件。 F ．传阅：分为张贴传阅和传递传阅。张贴传阅指知晓性 文件由发出部门的资料员在公司布告栏上予以张贴， 各部门资料员在所在部门布告栏上张贴；传递传阅指 需要传阅的文件由资料员加盖阅文章，填写需传阅人 员名单，传阅人员阅毕签字。 G ．更改：技术文件需要更改时，应由发布该文件的个人 或部门提出，并填写《文件更改申请单》，通过资料 员报原审批人批准，并由原文件发布部门按原发放范 围下发，同时作好登记。 H ．版本公布：制度文件换版时，由总经理室主任编制最 新版本号；总经理室于每年 6 月份汇总各部室上交的 法律法规清单及制度文件版本情况并给予公布。 I ．回收：文件持有人因离职或工作调动不再符合持有资 格时，所在部门资料员负责及时收回。 J ．归卷：各部室资料员要做好平时归卷和定期归卷工作。 平时归卷即随时将发放完毕的文件按事前编制的立