装饰公司行政助理工作职责110818教学提纲.docVIP

行政助理工作职责 早会 早会前检查店面卫生状况，督促值日生打扫卫生。 8点50统一组织开早会，点名，确定员工是否到齐及去向，说一下前一天新客户到访情况，传达总部的通知，及时总结并解决店里日常工作中出现的问题。 二、行政前台接待 接待来访者 (1)接待不明目的的来访者，先问清对方来访原因，根据原因来看是否是无关人 员，还是需要找公司相关人员再进行接待。 (2)若是上门咨询客户，初步了解客户的情况安排客户就坐，送上水及?家装宝典?等，找店长安排合适的设计师与客户进行沟通，交谈期间帮助设计师提供谈单所需资料。 (3)若是主材商，看是否是与公司合作的主材商，如不是公司合作的主材商应婉转拒绝，告知上班时间在公司推销，会影响他人工作，若是公司合作主材商，看设计师是否有时间，在不打扰设计师正常工作的前提下，可安排与设计师沟通。 接听咨询电话 拿起电话首先应讲“您好，城市人家” (1)若是客户咨询应问清楚客户的姓氏、装修房屋地址、面积等基本情况，并告知领导安排相关设计师及时与客户联系。 (2)若是投诉应耐心了解客户投诉的情况，能解决的联系相关工作人员帮客户解决，切忌随便承诺；不能解决的，及时联系领导或总部客服为客户解决问题。 接收快递 快递公司送来的物品，帮助员工签收，并保管好物品，及时转交给公司员工。 三、行政与各部门的沟通 1、与财务的沟通 每天收客户交的各期款项，并去公司指定的银行，汇给总部财务，每天下班之前，把“财务报表”发给总部财务，协助财务统计交款事项。每周期统计，“周期签单情况”发至总部财务及副总邮箱。 与客服、工程部的沟通 客户交完尾期款后，给客户开“保修单”，并找出水电改造光盘交给客户，月末之前交至总部工程部。及时与工程部申请保修单，避免店面保修单短缺。 客户家如需做保洁，保证其在尾款交完的前提下，了解清楚客户房屋的地址、面积、联系电话、设计师及时上报工程部，给客户安排保洁。 客户有送锦旗到公司的，及时把锦旗照片传给客服部，以便项目经理及相关人员奖金的及时发放。 与材料部、企划部的沟通 （1）签订合同时，有时会赠送给客户家主材，当客户需要安装时，了解客户主材安装的地址、赠送主材项目、设计师等，上报至总部材料部，以便及时安排安装。 （2）店面为了推广宣传，要做的广告、条幅、展板等要及时写申请，联系企划部帮忙设计与制作。 （3）每周四统计员工是否需要做名片，报至企划部。 （4）展会前与企划部沟通会场布置、宣传等相关事宜。 与行政人力资源部的沟通 （1）每天统计“员工变动情况”,下午四点前发至人力资源部主管邮箱。 （2）每天统计来访客户，制作“店长日志表”，下班前发至行政人力资源部及副总邮箱。 （3）每周组织例会做好“会议纪要”发至行政人力资源部。 （4）每周期第二个周六，统计店面通讯录，并注明新入职及离职人员名单，发至行政人力资源部。 （5）签完的合同拿到行政人力资源部盖章，并把“员工业绩清单”交至行政人力资源部。 （6）每周期店面申请的办公用品做考勤时，把“申领申购单”交至行政人力资源部。 （7）每周期初周一去总部做上一周期考勤。 考勤时候需要带的东西：1、手工考勤签到表；2、请假（未打卡）假条；3、新员工入职资料及离职员工资料（若有就带，人员无异动就不用）。 （8）新员工入职在店面填写“招聘登记表”及“致新员工的一封信”安排初试复试，待面试合格，给总部行政人力资源部发“员工变动表”及时通知总部，让面试合格者带身份证复印件2张，一寸照片2张去总部办理入职手续，如有离职员工，帮其在店面办理完手续，通知总部让在店面办理完交接手续的员工，去总部办理离职手续。 会议制度 前期准备 每周组织店面员工开例会，提前通知开会的时间地点，准备好“点名册”、“会议登记本”与店长沟通根据每次会议内容的不同准备相关的物品。 会议记录 组织大家开例会，进行点名，统计参会人数情况，记录下会议主要内容。 会后工作 整理会议记录，发至行政人力资源部。 库房管理 （1）保管库房里的物品，数量齐全及物品的完整性，每次出库入库的物品做好出入库登记，并要求相关人员签字确定 （2）管理好店面的公共物品，定期配合总部进行物资盘点 店面日常开销的管理 定期到财务借款，缴纳店面的水费、电话费、电费、物业费等，做好统计从各方面节约开支。 展会制度 1、前期准备 （1）准备物品：优惠细则（人手一份）、拱门、展架、大喷绘、收据、合同、气球、客户登记表、礼品登记表、打印机、打印纸、碳素笔、胶棒、白板笔、透明胶带、图钉、曲别针、插排、报价表、计算器、订书器、印章、绶带、抽奖箱等 （2）联系参会主材商，通知其展会地点、时间、及布展时间、主题要求等 （3）打印优惠细则，保证人手一份 （4）准备展会所需水果等 （5）安排人员布置会场 （6）申请展会所需物品、礼品 会场职责 等记