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F o r p e r s o n a l u s e o n l y i n s t u d y a n d r e s e a r c h ; n o t f o r c o m m e r c i a l u s e 记录及档案管理程序 编制 杨文昌 日期 1227 审核 日期 批准 日期 修订记录 日 修订状 修改内容 修改人 审核人 批准人 期 态 记录及档案管理流程 相关部门 董办档案室 董办主任 执行总裁 记录及档案收集 记录及档案归档 审批 密级 记录及档案借阅 审批 密级 记录及档案销毁 审批 自 行 归 档 （ 副 本 、 复 印 件 、 部 门性档案） 目的 加强公司记录及档案的管理监督，落实管理责任人，明确责任人的管理责任，切实达 到增强公司记录档案的安全性、实用性和有效性 。 适用范围 适用于公司所有记录及档案管理（有另行规定的从其规定） 。 2.1 证照与批复类 :：营业执照、企业代码证、税务登记证、各类许可证、资质证书、 产权证、政府批文等。 2.2 公司治理类：股东会、董事会文件、公司章程。 2.3 规章制度类：公司发布实施的规章制度、作业流程等。 2.4 公文类：公司对内对外发布的各类通知、决定、申请、报告、会议记录等公文。 2.5 合同类：各类合同、协议、合作意向书等。 2.6 项目资料：包括可行性报告，图纸（含设备图纸）等与项目相关的资料。有另 行规定的从其规定。 2.7 财务审计类档案：包括会计档案和财务报表、审计档案和审计报告等。 2.8 人事类：人事档案、工资资料、图书等 术语和定义（无） 职责 4.1. 各部门： 4.1.1. 各项目指定专人负责 (称为资料管理员 )，各责任部门和责任人对使用记录及档 案妥善保管、安全使用的责任，并接受公司管理部门的监控和管理。 4.1.2. 负责协助公司定期进行的记录及档案资料整理及归档工作。 4.2.董办： ，负责对公司相关记录及档案资料的归档、整理、借阅、检查等管理。 工作程序 5.1. 记录及档案收集归档 ，原稿和原件留档一份。发放到各个部门的规章制度，由各个部门负责人归档保 管。 ，原件统一归档到董办档案管理员保管，如需要相关部门可留存副本或复印件。 5.1.4 项目资料类档案由各项目行政秘书收集定期（每月 10 日、 20 日、 30 日） 报送董办档案管理员存档。 5.2 记录及档案收集归档要求 ，当存档资料确因客观因素而不能存放原件时，可用复印件替代，但须附页说明原件去向，并有保管人或使用人签字确认。 所有的归档材料要归档及时、齐全，并分门别类按照一定规则编号登记和存放； ，标明每个资料的份数、使用去向，尤其是证照、合同、股东会与董事会决议、 公司章程、政府批文等重要资料； ，对公文类进行立卷装订成册； ，都必须由董事办或档案管理员相应保存电子文件； 5.3 ．记录及档案的借阅 ，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送 董办主任核批。 ，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，秘密级档案的借阅必须由执行总裁批准。 ①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。 ②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。 5.4. 记录及档案的销毁 ，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交董办主任审核经执行总裁批 准后执行。 ；一般的档案资料，由董办主任批准后方可销毁。 ，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的 档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。 ，必须由董办主任指定专人监督销毁。 支持性文件 相关记录 7.1. 《档案收件登记表》 7.2. 《图纸借用登记表》 7.3. 《合同协议借阅登记表》 7.4. 《证件借用登记表》 7.5. 《借阅档案资料审批表》