图解Excel打印技巧完整版.ppt

* 三、将数据缩印在一页纸内（1） 　　这个技巧主要运用于如下的情形： 　　1、当数据内容超过一页宽时，Excel总是先打印左半部分，把右半部分单独放在后面的新页中，但是右半部分数据并不多，可能就是一两列。 　　2、当数据内容超过一页高时，Excel总是先打印前面部分，把超出的部分放在后面的新页中，但是超出的部分并不多，可能就是一两行。 　　上面的情况不论是单独出现或同时出现，如果不进行调整就直接进行打印，那么效果肯定不能令人满意的，而且还挺浪费纸张。下面我们提出两种常用的调整方法。 　　(一)、通过“分页预览”视图调整 　　进入需要调整的工作表，选择菜单“视图→分页预览”命令，进入“分页预览”视图(图 6)。 ...... * 三、将数据缩印在一页纸内（2） 　　从图6中可以看到F列和G列之间有一条蓝色虚线，这条线就是垂直分页符，它右边的部分就是超出一页宽的部分，下面我们把它和左面部分一起放在同一页宽内。 　　将鼠标指针移至F列和G列之间的蓝色虚线处，鼠标指针变为左右双箭头(图 7)，这时按住鼠标左键，拖拉至G列右边缘处放开即可。 ...... * 三、将数据缩印在一页纸内（3） 　　调整后的效果如图8所示，可以看到原来的蓝色虚线与G列边缘的蓝色实线重合，表示垂直分页符被重新设定，这样原来超出的G列数据就可以被打印在同一页宽内。 　　水平分页符的设定方法完全一致，可以仿照操作。 ...... * 三、将数据缩印在一页纸内（4） 　　(二)、通过“页面设置”对话框调整 　　通过“页面设置”对话框调整也相当方便。进入需要调整的工作表，选择菜单“文件→页面设置”命令，打开“页面设置”对话框，选择“页面”选项卡。 　　然后点选“缩放”区的“调整为”单选框，在后面的文本框内输入“1”页宽和“1”页高(图 9)，单击“确定”按钮即可。 ...... * 四、将报表打印在指定的几页内 　　当数据的内容比较长时，打印出来的纸张可能有很多页，当然，这些页之间的分隔，都是Excel默认为我们添加的。但是实际情况中，我们可能希望Excel能够以自己的分页标准来打印，下面介绍一下处理的方法。 　　具体操作之前，我们打开“页面设置”对话框，进入“页面”选项卡，确认一下“缩放”区域，选中的是“缩放比例”单选框。如果这里选择了“调整为”单选框，后面的操作Excel就会不听话了。 　　根据Excel会把不相邻的打印区域打印到不同的页面上的原理，下面我们做两件事：一是在我们需要分页的地方插入一个空白行；二是将由空白行分开的每一页都设置为打印区域。这两件事做好后，再执行打印命令就可以得到我们要求的效果了。具体操作步骤如下： 　　在我们需要分页的位置插入空白行。 　　所有空白行插入好后，按住Ctrl键，同时选中需要打印的各页数据，注意不要选中空白行。 　　然后选择菜单“文件→打印区域→设置打印区域”命令，再选择菜单“文件→页面设置”命令，进入“页面”选项卡，点选“缩放”区的“调整为”单选框，输入所需的页数，单击“确定”按钮即可(图 10)。 ...... * 五、打印设定的工作表背景 　　有很多朋友都有为工作表设定一个漂亮的背景的习惯，这样可以为工作表的外观增色不少。但是当执行打印命令，把工作表打印到纸上时，发现Excel并没有打印这个背景。 　　如果你还没有上面的经历，可以马上试验一下：随便在工作表中输入一些数据，然后选择菜单“格式→工作表→背景”命令，打开“工作表背景”对话框，随便选择一幅图片作为该工作表的背景，然后执行“打印预览”命令，发现效果图中没有背景的任何痕迹，真的很遗憾啊！。 　　如果我们一定需要在Excel中打印插入的图片，该怎么操作呢？下面提供一种方法。 　　进入需要插入图片的工作表，选择菜单“插入→图片→来自文件”命令，打开“插入图片”对话框，然后通过该对话框插入恰当的图片即可。 　　用这种方法插入的图片就会被Excel打印。值得一提的是，为了使打印出来的工作表更加美观，可以通过设置单元格的填充色，因为单元格的填充色会被Excel打印。 ...... * 六、不打印工作表中的零值 　　有些工作表中，如果认为把“0”值打印出来不太美观，可以进行如下设置，避免Excel打印“0”值。 　　选择菜单“工具→选项”命令，打开“选项”对话框，进入“视图”选项卡，把“窗口选项”区的“零值”复选框的勾去掉(图 11)，单击“确定”按钮后，返回Excel编辑窗口，可以看到工作表中的所有零值都变成了空白单元格，再执行“打印”命令，零值单元格就不会被打印出来。 ...... * 七、不打印工作中的错误值 　　当在工作表中使用了公式或者函数之后，有些时候难免会出现一些错误提示信息，如果把这些错误信息也打印出来就非