大型会议怎样组织.ppt

大型会议如何组织？ 控股运营管理部 2016 年 8 月 目录 1 2 3 4 1 ? 会议确认：通常在会议通知里面体现。含会议名称、时间、地点、议程、参会人员、会议要求。 注意事项 ? 会议通知需提前 1-2 周发出； ? 需根据参会人员人数及会议形式，确定会议地点； ? 根据实际会议需要，列出会议要求（如材料提交时间、着装要求、签到时间等）。 2 明确分工 1 ? 由会议总负责人牵头确定各人员分工情况，同时，确定每天需完成的工作或交付物。如： 日期 完成事项 责任人 完成情 况 11 日 1. 皮纹纸领取。 蒋荧盈 已完成 12 日 1. 跟催北京农牧指标口径及目标值； 2. 跟催汽车、控股指标口径及目标值； 3. 工作人员沟通、确定。 杜长敏 已完成 13 日 1. 跟催汽车、控股指标口径及目标值； 2. 已确定的目标责任书打印、检查； 3. 串词初稿； 杜长敏 未完成 14 日 1. 控股目标走签字流程； 2. 串词定稿。 3. 会议通知（含时间、地点、流程、着装等）； 4. 标语确定。 姜 涛 —— 注：每天下午各人员分别汇报当日工作完成情况，必要时调整计划。 会场布置 2 以鑫源控股 IBM 战略合作项目启动会为例 ? 桌椅： 根据会议人数和形式，确定桌椅数量及摆放方式【联系人：房产公司邹远群，完成时间：会 前 1 天】 ? 座牌： ①确定需打印座牌名单；②座牌打印【会前 1 天】；③座牌摆放【会前 1 小时】 龙 健 刘 渝 余 波 赵立棣 周隆林 董大兴 IBM IBM IBM IBM IBM IBM 唐 伟 杨小松 欧阳佳佳 邓 伟 杨昌华 林道程 媒体 媒体 媒体 媒体 媒体 IBM 陈晓玲 钟秉福 范友谊 龚大胜 吴荣涛 谢 勇 徐世豪 张 滨 樊 一 张爱军 董 雷 常 辉 谢 东 王 健 蒋 波 何 鹏 舒剑波 李清亮 范晓东 尹 恒 控股 24 人 摩托车 18 人 租赁 18 人 汽车 18 人 农机 13 人 预留 会场布置 2 以鑫源控股 IBM 战略合作项目启动会为例 ? 植物： 根据会议需要，摆放植物【联系人：房产公司邹远群 / 饶玉华，完成时间：会前 1 天】 ? SWM 摩托车： 展示 SWM 摩托车，提前确定摩托车摆放位置【联系人：摩托车公司章智峰 / 刘涛 B ， 完成时间：会前 1 天】 ? 横幅 /X 展架： ①内容【责任人：组织部门提供，完成时间：至少会前 3 天】； ②设计【责任人：办公室董欣，完成时间：内容确定当天】； ③广告公司送货装订【责任人：广告公司，完成时间：会前 2 天（注：横幅到位后，需检查印 制效果，如有不可接受缺陷，必须要求广告公司重新制作）】 ? 电子版资料： 会议议程、会议串词、鑫源之歌、会议间歇的轻松音乐 (MPV) ? 纸质版资料： 会议签到表【①提前 3 天确定参会名单（通知每位参会人员，初步确定出勤情况，要求不能 出勤的领导找人传达其意见）；②打印签到表并确定签到负责人】、需打印文件（份数、是否彩印） ? 文具准备： 准备会议所需的文具，例如黑色中性笔、荧光笔、白板笔、激光笔、录音笔、电池 ? 设备准备： 插线板【提前准备 1-2 个插线板备用】 投影仪、话筒、音箱【提前 1-2 天确定投影仪可否正常使用】 电脑【①会议前 1 天确定会议使用电脑，②提前 1 天确定会议资料是否能够正常显示】 摄影机【提前 1 天确定摄影机可否正常使用】 ? 茶歇用品： 水果、糕点【联系人：房产公司邹远群 / 阮群，完成时间：会前 1 天告知，会议休息使用】 咖啡 / 茶【提前打物资申购单 - 提前 1 周，由房产公司张家梅采购，会前到位】 烧水壶、保温壶、咖啡勺【联系人：房产公司阮群，完成时间：会前 1 天】 纸杯 会议物品准备 3 3 ? 笔记本使用协助： 会场中携带笔记本同事是否需要充电器 ? 会议设备： 专人对设备进行控制 ? 会议记录： 录音笔录音，并做好会议现场记录 ? 麦克风： 及时传递麦克风【①及时更换出问题的麦克风，②发言人能随时获得麦克风】 ? 茶歇： 播放轻松音乐，茶歇糕点、水果、开水到位 ? 照相： 根据会议大小及形式，安排专人对会议进行照相，用于存档 / 新闻发布【提前确定照相人员】 4