会计师事务所业务档案管理制度.pdf

会计师事务所 业务档案管理制度 （参考文本） 第一章 总 则 第一条 为规范本单位业务档案管理，有效保护和利用档案，明 确业务档案归档内容、归档形式（方法）、保管期限、管理责任以及 其他档案管理工作中的重要事项，根据《中华人民共和国档案法》、 《中国注册会计师审计准则》和《安徽省档案管理条例》，结合本单 位实际制定本制度。 第二条 本制度适用于本单位办理审计、验资业务形成的业务档 案。事务所办理其他鉴证业务形成的业务档案，可参照本制度执行。 第三条 业务档案是指注册会计师及其执业人员在执行业务过 程中，对制定的审计或验资计划、实施的审计或验资程序获取的相关 审计或验资证据以及得出的审计或验资结论做出的记录。本单位的业 务档案是审计或验资证据的载体，是出具审计或验资报告的主要依 据。本单位的业务档案是考查业务工作的依据，是本单位全面质量管 理工作的重要组成部分。 第四条 业务档案的所有权属于本单位。 第二章 组织管理 第五条 本单位由 主任会计师（副主任会计师）分管业务 档案管理工作，由 部门负责业务档案的登记及日常管理工作， 1 设一至两名档案管理人员，全面负责本单位业务档案的收集、整理、 立卷、调阅、销毁等档案管理工作；各业务部门应当指定专人专职 （或 兼职）负责本部门的业务档案管理工作，配合专职档案管理人员完成 业务档案的移交、归档等工作；项目负责人（或主审）应当负责对所 承办业务项目的业务档案归档过程和归档质量全面负责。 第六条 档案管理人员要严格遵守本机构的规定及相关规章制 度；要恪尽职守、认真负责,不得将档案外传,不得丢失；档案管理人 员因工作需要发生变动时，应办理档案交接手续，由分管档案业务的 领导监交。交接手续办理完毕后，移交人、接收人、监交人都要在移 交表上签字或签章。移交人必须办完移交手续后方可调动工作。 第三章 业务档案的归档工作 第七条 凡本事务所在业务工作中出具的审计、验资等业务报告 及其为报告所做的工作底稿和附件均作为业务档案。业务档案归档工 作由五个步骤组成：整理、登记、装订、装盒及入库码放。 第八条 业务档案整理 业务档案的整理应按照以下程序进行。 （一） 业务部门整理 （1）项目负责人应在审计或验资报告日后60 日内将工作底稿、 报告等相关资料整理归档，任何人不得将应归档资料拒绝归档或据为 己有。 （2）工作底稿通常不包括已被取代的工作底稿的草稿或财务报 表的草稿、对不全面或初步思考的记录、存在印刷错误或其他错误而 2 作废的文本，以及重复的文件记录等。因各种原因造成的审计、验资 等业务工作未完成就终止而形成的底稿，自行决定保存或销毁。 （3）针对客户的同一财务信息执行不同的委托业务，出具两个 或多个不同的报告，应将其视为不同的业务分别整理底稿，形成相应 业务类型的档案。 （4）整理的资料要做到完整有序，索引号要与目录保持一致， 反映工作底稿间的勾稽关系。 （5）审计档案的归档内容参考格式见附件一，验资档案的归档 内容参考格式见附件二。 （6）整理好的底稿要经过项目负责人和部门负责人签字后，交 付给本单位档案管理部门。 2. 档案专职管理人员整理。档案专职管理人员的整理相当于业 务档案的最终把关，要严格按照业务档案的内容和底稿中的目录顺序 做进一步整理。在整理过程中要注意以下事项： （1）要拆除底稿中所有的金属物，以防装订时发生意外。 （2）纸张超出规格的，在不影响资料完整的前提下可剪裁，不 能剪裁的可加以折叠，折叠的纸张要确保装订后不影响阅览全部内 容；破损、卷角、折皱、装订线过窄和纸张小于规格的，要用白纸予 以裱衬；传真资料要复印后才能装订。 （3）如发现底稿中有问题，如：审计人员、项目负责人没有签 字，主要归档资料不全、页码混乱等，要及时将档案退回给相关人员， 补齐后重新整理、验收。