《接待管理规章制度》.docx

接待管理规章制度 一、 总 则 第一条 制定目的：为更好的树立企业整体形象，规范接待工作，展 示集团企业的管理风范，要求相关职员做好来宾接待工作，特制定本 制度。 第二条 适应对象：党政领导及外宾、相关业务客户来访参观，各类 涉外会议的来宾接待，均按本制度执行。 第三条 权责部门：运营部。 第四条执行单位： 1、 被访单位（或部门）：负责接待标准的申报（需要配合事情、事由 介绍）及来宾的洽谈、陪同；涉及特殊接待活动的由人力资源部另行 安排； 2、 接待通知：业务部门将接待内容及时间最少要提前一天交人力资 源部，经人力资源部审核同意并决定需要陪同人数后， 由被访单位（或 部门）发出； 3、 接待安排：人力资源部负责整个接待活动指导、协调及管理，行 政办公室负责车辆、参观、食宿、票务、赠品等的安排。 4、 场地：接待重要贵宾要有责任人提前验收场地、检查好所有准备 工作的落实、确定行车线路、明确现场指挥责任人负责履行现场调度 的职能。 5、 重要礼品、接待费用超标准的，由业务部门事前提出要求意见并 说明事由，由人力资源部审核。 6、 接待客人完毕后费用报销报人力资源部审核。由财务中心配合把 关，没有表格审批一概不予报销。 7、 每次重要贵宾接待完毕后，需做接待总结，并记录存在问题及如 何改进，总结会议由人力资源部组织，行政办公室负责记录接待全过 程并保存档案。 第五条 公司一切公关活动要体现一个目标、 两个理念、三个基本原 则： 1、 一个目标：接待树形象，服务创品牌； 2、 两个理念：以人为本、以诚待人、以质服人、以周服人；接待工 作无小事； 3、 三个基本原则：热情周到的原则；舒适安全的原则；勤俭节约的 原则。 第六条来宾接待分类： 1、 贵宾接待：包括区党政机关正职以上领导、各类市级以上行业协 会主要负责人、国内外大企业负责人、重要客户及长期合作伙伴或人 力资源部确定为贵宾档次的来宾接待； 2、 普通接待：一般客户及因普通业务往来或非重要身份的来宾访问 接待。 一、来宾接待 第七条接待规则： 1、 来宾未到公司之前要做好接待相关准备工作：公司一切接待活动 归口人力资源部统一管理，被访单位(或部门)涉及的所有接待活动， 需先填写〈〈来宾接待申请表》上报人力资源部审批，视为贵宾接待的 由人力资源部安排落实接待方案，相关部门配合实施。普通接待的由 被访单位(或部门)凭人力资源部审批后的〈〈来宾接待申请表》交行 政办公室，由行政办公室配合完成接待工作； 普通接待如因临时来访 且时间来不及，须先向人力资源部做口头汇报，取得同意后交行政办 公室实施，并于当天客人离开后补办〈〈来宾接待申请表》； 2、 〈〈来宾接待申请表》应由被访单位(或部门)向来宾咨询后详细列 明以下要素： 、来宾姓名、单位、职务、来访事由、到访人数等； 、预计抵、离公司时间； 、是否需要专车专人接送、接送时间、地点、陪同人员； 、是否需要安排食宿，食宿要求标准，拟定入住酒店名称，相 关费用由何方支付； 、是否需要预订飞机票、车船票，费用由何方支付； 、来宾行程具体安排，包括参观时间、地点、陪同人员； 、其他需要准备的事项。 3、 人力资源部负责审批〈〈来宾接待申请表》，确定接待级别并落实相 关部门做好接待工作，安排接待方式、参观线路、参观地点、人员安 排等事项，审议接待计划，落实各项接待工作的责任人；接待活动一 经确定，各执行部门不能随意更改，若接待过程出现困难要及时沟通 处理，如确需更改需报人力资源部同意； 4、 行政办公室接到通知后应认真做好人、事、物、场地等的各项准 备工作： 、制作接客欢迎牌；安排专车专人到机场、火车站、汽车站轮渡 码头等地迎接客人； 、准备好各种企业相关宣传资料，如公司简介、投影设备等； 、做好接待场所安排，确认是否需要会议室，搞好清洁卫生、提 前半小时开窗或开空调等； 、按要求需留影的做好照相器材的准备工作； 、需安排食宿的，按食宿标准预定用餐及入住酒店； 、需代订飞机票、车票、船票的，做好预订票务工作； 、需礼品的做好准备； 、做好茶水、水果盘、鲜花、欢迎卡等准备； 、其它事项。 5、 被访单位(或部门)负责衔接来宾行程的安排和到达后的接送陪 同，并跟踪来宾来访过程的其它接待要求， 及时照会相关部门落实安 排； 6、 行政办公室根据〈〈来宾接待申请表》要求，制作等离子显示屏欢 迎界面、安排洽谈场地的布置和茶水、点心的准备工作。须在宿舍楼 食宿的，由行政办公室负责安排行政食堂开膳和宿舍床位的布置。 第八条接待程序： 1、接客：根据需要，司机或相关人员按约定时间提前十分钟到预定 地点接客人； 2、 来访：门卫向来访车辆敬礼，做好来访登记，发放贵宾卡，指挥 车辆停放。重要的客人受访人须到广场迎接； 3、 迎宾：接待人员起立微笑，向客人亲切问好，