公司采购流程大纲纲要大纲管理方案实用制度.docx

采购的基础流程 为了提高公司采购效率 , 明确岗位职责 , 有效降低采购成本，满足公司生产需 求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度。 ? 一、申请购买 1：由申购人或者申购部门根据生产需要确定一种或几种购买物料，并按照公司指 定格式的申购单填写单据。 2：申购单必须包含完整一些要素： ⑴ 申购人或者申购部门 ⑵ 申购物品所属项目或申购用途 ⑶ 申购的物资名称 ⑷ 申购的物资数量 ⑸ 申购的物资规格、技术要求和技术图纸 ⑹ 申购物资需求时间 ⑺ 申购如有特殊要求需备注 ⑻ 各级领导审核签字认可 3：申购单及其提报规定 ⑴ 申购单应按照申购要素填写完整、清晰，由公司各级领导审批核准后报采购 部门 ⑵ 涉及申购的物资数量过多时可以以附件的形式提交，为提高工作效率该清单 的电子文档应一并提交 ⑶ 遇公司生产急需的物资，公司领导不在的情况下，可以以电话、微信等形式 请示领导，征得领导同意后报采购部门，手续后补 ⑷ 如果是指定厂家或者品牌，申购部门必须作出书面说明 ⑸ 申购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部 4：申购单的提报部门 ⑴ 公司生产所需物资、固定资产、工程基建等项目由生产部门提报 ⑵ 公司日常运作所需的办公物资、服务及其他生活、办公项目由综合部提报 ⑶ 公司各部门专用物资由各部门自行提报二、申购单的接收及审核规定1：申购单的接收要点 ⑴ 采购部在接收申购单时应检查申购单的填写是否按照规定填写完整、清晰， 领导经公司领导签字审批完成 ⑵ 接收申购单时应遵循无计划不采购、名称规格型号等不完整不清晰不采购、图纸及技术资料不全不采购，库存已超积压的物资不采购的原则 2：申购单的分发规定 ⑴ 对于申购单采购部经理应按照人员分工和岗位职责进行分工处理 ⑵ 对于紧急项目应优先处理 ⑶ 无法于申购部门需求日期到货的应及时通知申购部门 ⑷ 重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议 3：采购周期的规定 ⑴ 单次采购金额预算在 1 万元以下的小额或零星采购的产品的采购周期不应超 过 7 天 单次采购金额预算在 1 万元以上的需进行比价采购的产品的采购周期不应超 过 20 天 单次采购金额预算在 10 万元以上的项目，需采购部自行招标采购的，采购周期不应超过 30 天 ⑷ 单次采购金额预算在 100 万元以上的项目， 需公司领导成立价格审核委员会， 安排采购部自行招标采购的，采购周期不应超过 60 天 ⑸ 申购部门请按以上规定的时间提报申购单，采购部如未能按时完成采购任务 需及时向公司领导说明原因 三、新供应商开发的规定 1、寻找合格供应商，明确供应商开发基本要求 ?⑴常见供应商分为原材料供应商、小额服务性供应商及临时 ?性供应商，在开发过程中，需重视 (Q、C、D、S)也就是质 量、成本、交付、服务并重 ⑵首先要确定供应商是否建立有一套稳定有效的质量保证体系，然后确认供应商 是否具有生产所需特定产品的设备和工艺的能力。其次是成本与价格，要运 用价值工程的方法对所涉及的产品进行成本分析，并通过双赢的价格谈判实 现成本节约。在交付方面，要确定供应商是否拥有足够的生产能力和人力资 源，有没有扩大产能的潜力。最后还要了解供应商的售后服务等。 ⑶ 要以上面各条为硬性标准，填写供应商调查表。建立供应商数据库档案 四、采购询价 在供应商审核完成后，为使公司能采购到适价的零件，采购员需随时收集物资相 关工厂的供应信息，当公司有需要时，应向合格供应商名录内的相关厂商进 行索样并询价。 ? 五、样品确认 样品索回后，需开具《样品检验单》，送技术质量部门进 行样品确认，对于合格样品需要封样留存，对于不合格样 品应积极联系供应商进行修改，并在我公司要求时间内重新送样 六、报价及确认报价 ⑴需根据本公司的付款条件、品质要求、交货时间、交货 ?地点等条件，要求供应商报最优惠价格。 确认报价 采购员整理报价后逐层上报，公司领导按流程和权限核对价格并进行签字审批。 七、合格供应商确认 当上述步骤完成后， 将该供应商的相关信息登记入 《供应商审核表》交相关部门审核。若审核通过可将该厂商列为我司合格供应商，将其列入公司《合格供应商名录》。以一年为周期，对该供应商进行考核，并将结果完整、忠实的记录于《供应商考核表》内。 八、采购订单管理规定 下采购订购单 接到《申购单》后，各采购人员按其分管的业务，在整体采? 购大计划下分解成各自的采购计划，做出采购订单。采购订 单应在签字盖章后 2 天内发出 采购订单的发送 ?经采购经理核准完的《采购订单》，由各采购员 FAX或 Email 给供应商。 跟催回传订购单 发送完后的《订购订单》，由各采购人员保存。各采购员将各自负责的物资 资料进行整理，在《订购单》 Email 后 1 小时内应打电话给厂商