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文件管理制度 文件管理制度 第一条目的 为了使团队文件管理工作规范化、制度化、科学化，提高团 队成员间的文件交流的效率，结合团队实际，特制定本制度。 第二条适用范围 本制度适用于罗毅律师团队所有文件。 第三条文件的分类 团队的文件主要包括两大类：团队内部文件和团队外部文 件。 （一） 团队内部的文件包括: 1、 〈〈会议记录》 2、 〈〈会议通知》 3、 〈〈会议总结》 4、 〈〈会议议程提交表》 5、 〈〈谈话记录》 6、 〈〈会议纪要》 7、 其它。 （二） 团队外部的文件包括: 1、 〈〈法律意见书》 2 〈〈律师风险提示》 3、 〈〈紧急情况反映》 4、 〈〈律师谏言》 5、 〈〈律师工作简报》 6、 〈〈情况说明》 7、 〈〈法律信息》 8、 〈〈请示》 9、 〈〈法律顾问服务告知》 10、 其它。 第四 条文件的名称 ■ 2012 四大成建师塞务所 （一）文件夹名称 i *罗毂律师回队 （二）团队文件夹按年度来划分, 每一年度的文件夹分为〈〈大成律师事务所》、〈〈罗毅律师团 队》、两个子文件夹。如下图: 罗毅律师团队文件夹之下又包括〈〈顾问单位》、〈〈内部文 件》、〈〈潜在客户》、〈〈诉讼文件》四个子文件夹。如下图: .感间单位 内部文件 潜在客户 -件 1、顾问单位文件夹 各个法律顾问单位的信息文件夹按年份整理出来，再分成 〈〈工作文件》（团队提供给顾问单位的文件）、〈〈原始文件》 2011 （顾问单位发给哲L队的资料）、〈〈工作记录》三个子文件夹，另 1 Qi I 有一个与年份文件夹并列的〈〈客户档案》文件夹。如下图： Ji酗衣件 M吝户档嘉 同都文件 2、内部志舞餐称 司部逋死 内部文件夹名称统一为“内部文件”，此文件夹又分为“管 理手册”、“内部通知”、“会议记录”等子文件夹。如下图： 潜在客户 3、诉讼为像正名称 W罗玉攻 诉讼文件夹中的子文件夹首先分为〈〈未结案》和〈〈已结案》 众首^7窖 文件夹；再按照案件名称来进行分类和命名，命名时须明确案件 类型。文件夹由案件负责人进行整理，并定期拷入团队文件储存 盘。如下图： 4、」潜碍*:件夹名称 丰结案 针对不同的潜在客户，建立相应的文件夹。如下图: 史方暮猫与书 （三） 文件名称 （四） 内部文件的文件名的统一格式为：年 .月.日.+ （拟定者 姓名）+文件名；例如：.6.26.（#移芳）会议通知。如下图： 皆go低徂醐稚芳冶议通知（正确示例） 括号须为半角，勿用全角，如下图： 增皿.646.（腌芳）会议通知（错误示例） 外部文件的文件名的统一格式为：年 .月.日.+ （顾问单位名 称）+文件名；例如：.8.17.（乔丹）XX法律意见书。如下图： 理］201以17.侨丹询法律意见书 （正确示例） 括号须为半角，勿用全角，如下图： 些＞10. 8,1T. ＜乔丹）威法律意见书（错误示例） 第五条文件的字体 （一） 文件标题统一用黑体二号，并居中显示。 （二） 文件正文统一用宋体小四，行间距为固定值 26。 （三） 文件落款统一用宋体小四，行间距为固定值 26 （落款 统一用“罗毅律师团队+日期，参照此文件的落款）。 罗毅津师团 2010年11月13日卜 任确示例） （四） 回复群邮件的字体、字号、行间距统一用宋体五号， 行间距为1.5倍。 附注：先在word文档上进行编辑，然后粘贴进行回复；针对 一件事情，只能建立一个群邮件回复体系。 （五） 文件正文每一段第一行空两格。 （六） 例会通知文件在文本文档中编辑，文件格式以白动生 成的格式为准。 （七） 文件中需要强调的重点内容用红色加以标记。 第六条 文件的页面设置 页边距设置值为：上 2.3cm,下2.3cm，左右各为2.6cm。 第七条 文件的内容序号 文件的内容结构应层次分明，有模板的须按模板样式来进行 拟定，层次序号要求如下： 第一层“一、二、三、 用顿号，例如：“一、”、 “二、”、“三、”，本层段前空一行，且标题应加粗并换行； 第二层“（一）、（二）、（三） ° ,用括号，例如： “（一）”、“（二）”、“（三）”； 第三层“ 1、2、3 ??…”?，用顿号，例如：“1、” “ 2、”、“ 3、” ； 第四层为“（1 ）、（ 2 ）、（ 3 ）、”，用括号，例如： “ （2） ” 、 “ （3） ” 。 使用括号的层次序数，括号外不再加其它标点符号。 附：在以“条”划分段落层次的文件中（如第一条、第二 条??…）第一条、第二条、第三条??…对应于本制度中的第一层中 的一、二、三…… 第八条 文件的页眉和页脚 对群邮件的回复除外，团队内部文件和外部文件的页眉和页 脚须加“北京市大成（成都）律师事务所的 logo”。 第九条文件的页码 页码是标记文件页数的顺序号，用阿拉伯数字（如 1/n、2/n