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档案管理制度 公司档案管理制度 总则 1.1为规范公司档案管理工作，明确工作职责，保证档案的完整和安 全，根据〈〈中华人民共和国档案法》及有关法规政策，结合公司 实际特制定本办法。 1.2档案管理的范围包括在生产经营管理活动中直接形成的、对公司有 保存价值的各种文字、图纸、图表、声像等不同形式和载体的记 录。 管理职责 2.1行政人事部负责公司档案管理工作，对各事业部的档案工作负有指 导和监督的职责。 2.2各事业部由综合秘书根据本办法负责本单位的档案管理工作。 2.3公司行政人事部负责职权范围内人事档案的管理工作。 档案的形成与移交 3.1归档范围 凡是在公司各项经营管理活动中形成的具有查考利用价值的各类文件 材料，不论其何种载体，都属于公司档案部门归档接收范围，具 体包括： 3.1.1各级党政机关、管理部门发布的需要公司贯彻执行的公文、批 示、决定、条例、规定、办法和通知等； 3.1.2公司及各部门发布的公文的签发稿、印制稿，重要文件的修改 稿及相关规定、办法、规章制度、调查报告、专题报告、重要公 函等； 3.1.3公司各项重要会议的会议记录、会议纪要、专业会议材料和其 它相关文件材料； 3.1.4公司的历史沿革、大事记、年鉴，反映公司重要活动事件的各 类报刊杂志、声像材料（录音、录像）、荣誉奖励证书，有纪念 意义和凭证性的实物、照片、声像等文件材料； 3.1.5公司内部职能活动形成的工作计划、总结、报告、财务预算、 决算等文件； 3.1.6公司领导公务活动形成的重要信件、电报、传真、电话记录， 从外单位带回的与本单位有关的文件材料； 3.1.7公司的组织机构、部门职责、人员编制、干部任免、劳动工资 资料，员工名册、员工简历、员工调配、培训、专业技术职务评 定、聘用、转正、定级、调资、奖惩、退职、退休、离休、抚 恤、死亡等文件材料。 3.1.8公司在经营活动中形成的合同、协议及相应的审批材料； 3.1.9公司涉及诉讼活动形成的有关文件材料； 3.1.10公司在生产技术管理、科学技术研究、基本建设工程 （新建、 扩建、改建）等业务过程中形成的有关文件材料、图纸、照片、 声像及电子档案； 3.1.11设备仪器文件材料; 3.1.12公司的财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料及汇总的统计 报表和统计分析资料； 3.1.13公司分支机构在歇业、清算时的所有档案材料； 3.1.14有关财产、物资、档案等的交接凭证、清册。 3.2档案编号 3.2.1档案的编号设置如下： X-X X- X X X X - X X X 案卷顺序号 二级类目 一级类目 3.2.2 一级类目、二级类目的具体编码规则，见（ 附件一：档案编号 原则） 3.3归档时间 文件资料的归档一般采用“季度归档”及“年度归档”两种形式， 季度归档为季末次月，年度归档为次年二月至七月。 3.3.1行政、经营等方面的文件材料按年度归档； 3.3.2公司网上形成的电子文件及各业务单位和部门形成的其它相关 电子文件按年度归档； 3.3.3设备、基建、科研等方面的文件材料按工作阶段或工程项目竣 工后由项目负责人审定签字，三个月内归档；对周期较长的科技 项目，可视具体情况按年度分批归档；对于重要的外来材料 （如 外购设备的随机图纸和文字说明材料等 ）须在工作完成时随时归 档； 3.3.4产权方面的文件材料，由承办部门在工作进行完毕或文件正式 生效后及时归档； 3.3.5会计档案在会计年度终了后，应由财会部门按照（财政部、国 家档案局 财会字[1998]32号文执行）整理立卷，保管一年后向 档案部门移交； 3.3.6因公外出参观学习、考察和参加会议获得的文件材料在结束公 务后一周内归档。 3.4归档要求 3.4.1归档的文件材料必须齐全完整、真实准确、符合白然形成规律 和规范要求，其制成材料必须易于长久保存，字迹工整、图像清 晰、签字等手续完备；禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、 复写纸。 3.4.2归档的文件材料必须是原件（定稿），具有重大意义的文件应同时 保存历次修改稿，重要的或利用频率高的文件材料根据需要可复 制若干份归档，工程项当前期资料必须归档两份或两份以上原件 以备向上级档案管理部门移交。 3.4.3照片（包括底片）、录音、录像带等声像档案必须同其详细的文字 说明材料一起归档，电子档案采用光盘、磁带等载体归档。归档 的电子文件必须是最终数据信息并制作相应的纸质文件同时归 档。电子档案归档后，其数据信息应在各单位计算机中或系统中 保留一年时间。 3.4.4归档的案卷质量要 符合〈〈DA/T22-归档文件整理规则》、 〈〈GB/T11322 — 科学技术档案案卷构成的一般要求》、〈〈 DA/ T28-国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、 〈〈GB/T50328 — 建