OA办公自动系列教案.docxVIP

“再看 OA”系列讲座之一：为 OA正本清源 中国软件行业协会副秘书长 吴克忠 2002-7-29 中国计算机用户 伴随着企业 ERP建设、政府电子政务建设的热潮，曾经淹没在 Internet 、.com 中的一个名词—— OA（办公自动化 Office Automation ，简称 OA）开始再次频频牵动人们的眼球。此次 OA 回潮，裹挟着电子商务、电子政务甚至知识治理的内容。有人 认为 OA（即广义 OA）包含了电子政务和电子商务，有人认为电 子政务和电子商务包含着 OA，关于知识治理，它是 OA的新衣 , 依旧 OA真正长大了？借助近日召开 OA’2002 办公自动化国际 学术研讨暨展览会召开之际，《中国计算机用户》特邀相关领 域的多位专家，与我们共同探讨 OA那个话题，希望通过 OA进 展过程、实践应用、技术演变等方面的系列讲座，梳理一下 OA 的脉络，勾画一个 OA的新形象。 OA是集成的办公环境 办公自动化（ Office Automation ，简称 OA）是 20 世纪 70 年代中期发达国家迅速进展起来的一门综合性技术。我国的 OA 通过从 80 年代末至今 10 多年的进展，已从最初提供面向单机 的辅助办公产品，进展到今天可提供面向应用的大型协同工作 产品。现在，办公自动化到底要解决什么问题呢？我们讲，办 公自动化确实是要制造一个集成的办公环境，使所有的办公人 员都在同一个桌面环境下一起工作。具体来讲，要紧实现下面 七个方面的功能： ( 一) 建立内部的通信平台。建立组织内部的邮件系统，使 组织内部的通信和信息交流快捷通畅。 ( 二) 建立信息公布的平台。在内部建立一个有效的信息公 布和交流的场所，例如电子公告、电子论坛、电子刊物，使内 部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业 或机关内部职员之间得到广泛的传播，使职员能够了解单位的 进展动态。 ( 三) 实现工作流程的自动化。这牵涉到流转过程的实时监 控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，实现高 效率的协作。我们都明白，各个单位都存在着大量流程化的工 作，例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等，差 不多上一些流程化的工作，通过实现工作流程的自动化，就能 够规范各项工作，提高单位协同工作的效率。 （四）实现文档治理的自动化。可使各类文档（包括各种 文件、知识、信息）能够按权限进行保存、共享和使用，并有 一个方便的查找手段。每个单位都会有大量的文档，在手工办 公的情况下这些文档都保存在每个人的文件柜里。因此，文档 的保存、共享、使用和再利用是十分困难的。另外，在手工办 公的情况下文档的检索存在特不大的难度。文档多了，需要什 么东西不能及时找到，甚至找不到。办公自动化使各种文档实 现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进 行使用和共享。实现办公自动化以后，比如讲，某个单位来了 一个新职员，只要治理员给他注册一个身份文件，给他一个口 令，他自己上网就能够看到那个单位积存下来的东西，规章制 度、各种技术文件等等，只要他的身份符合权限能够阅览的范 围，他自然而然都能看到，如此就减少了专门多培训环节。 （五）辅助办公。它牵涉的内容比较多，像会议治理、车 辆治理、物品治理、图书治理等与我们日常事务性的办公工作 相结合的各种辅助办公，实现了这些辅助办公的自动化。 （六）信息集成。我们每一个单位，都存在大量的业务系 统，如购销存、 ERP等各种业务系统，企业的信息源往往都在 那个业务系统里，办公自动化系统应该跟这些业务系统实现专 门好的集成，使相关的人员能够有效地获得整体的信息，提高 整体的反应速度和决策能力。 （七）实现分布式办公。这确实是要支持多分支机构、跨 地域的办公模式以及移动办公。现在来讲，地域分布越来越 广，移动办公和跨地域办公成为专门迫切的一种需求。 OA的这些功能也就规定了它的存在范畴。 OA是使政府和企 业的办公自动化并辅助工作人员办公。国内实现办公自动化应 用软件在短短 10 多年时刻内，差不多经历了三个进展时期，实 现了两个革命性的飞跃。 第一代 OA 80 年代中期起步的第一代办公系统以个人电脑、办公套件为要紧标志，实现了数据统计和文档写作电子化，完成了办公信息载体从原始纸介质方式向电子比特方式的飞跃。 第二代 OA 从 20 世纪 90 年代中期开始，随着以 Lotus Notes 为代表 的工作流群件技术的面世，以及网络通信技术的长足进展，办 公自动化系统发生了第一次革命性演进，第二代办公自动化系 统以网络技术和协同工作技术为要紧特征，实现了工作流程自 动化，收发文从传统的手工方式向工作流自动化方式的飞跃。 第三代 OA 随着 21 世纪知识经济时代的来临，知识成为经济增长和社 会进展及企业成长