档案收集安全管理.pptVIP

档案收集与安全管理 第一部分档案的收集 收集工作是档案管理工作的起始环节,是一项重要的基础性工作,与其他各个 环节的工作相比,它处于一种特殊地位。特别是在简化档案整理工作、强化档案利 用工作、突岀馆(室)藏特色的今天,档案的收集工作已变得越来越重要 档案的收集是接收和征集档案及文献的活动,具体而言,是指按法律和法规的规 定,依照接收范围,把分散在各个机关和个人手上和散存在其它部门的档案,有组 织、有计划地分别集中到机关综合档案室的活动。 按照档案集中统一管理的原则,各部门单位应将反映本单位主要职能活动, 具有历史参考凭证作用和科学研究价值的各种门类、各种载体形态的档案资料收集 齐全,并注重行业特色和部门特色,形成内容丰富、门类齐全、载体多样、特色显 著的室藏体系。 、抓好文件材料收集归档 文件材料收集归档是文书处理的终点,也是档案工作的起点。在正常 情况下,机关档案室的档案收集工作,是通过一定的归档制度来完成的。 归档是各机关的文书部门或业务部门及文件工作者,将职务活动中形成的 已经办理完毕的文件材料移交给综合档案室保管。 在我国,归档已成为党和国家明文规定的一项制度,称“归档制度” 各单位要建立健全文件材料归档制度,并把文件材料的形成、收集、整理、 归档的要求列入各项工作标准、工作程序及各部门、各类工作人员的岗位 职责,确保每一项活动都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。 归档制度包括归档范围、归档时间、归档要求 、抓好文件材料收集归档 、内容 档案的收集工作,就是按照党和国家的规定,按照档案 形成的规律,把分散在各部门、个人手中有价值的档案 分别集中到各有关机关档案室和各级档案馆的工作。 一、抓好文件材料收集归档 ·2、意义 档案收集是贮存档案信息资源的重要途径;是实现档案 集中统一管理的基本手段;是档案管理其他业务环节的 基础;是决定档案存在和发展的前提条件。总之,档案 收集是档案业务管理工作的首要环节,是档案馆、档案 室工作的起点。 、抓好文件材料收集归档 3、要求 (1)把好登记关。收发文登记是文件出入的必经关口, 把好这一关才能保证机关或企业单位主要文件的完整齐 全,“家底清楚”,有据可考。因此,任何单位都必须 建立收发文登记制度。 、抓好文件材料收集归档 3、要求 (2)把好收集关。档案的收集应实行“随办随归”制,即文件 材料不论是谁经办的,办理完毕后就应及时送交本单位的档案 管理部门归档。但往往有的办文人员由于拖拉或工作岗位变动 等原因,未按“随办随归”的制度及时送交归档。这就要求负 责档案管理的人员跟踪收集,做到办完一件收集一件,也可以 定期(一个月或一个季度)收集。 、抓好文件材料收集归档 3、要求 (3)把好检查关。对收集归档的各种文件材料,应有针对性的 进行检查,以便发现问题后能够及时解决。检查的内容:一是 文件是否办理完毕,没有办理完毕的文件材料不要归档。二是 文件材料是否完整齐全,包括单位内部所有部门的文件种类是 否齐全,每份文件的正本、定稿、重要的草稿、附件等是否完 整。三是文件材料的字迹、用纸是否规范 、抓好文件材料收集归档 3、要求 (4)把好管理关。机关档案工作部门、档案工作人员 应按照《中华人民共和国档案法》赋予的权利和规定的 义务对归档文件的收集整理情况进行检查、监督和指导。 (一)、文书档案归档范围 归档范围是指办理完毕的文件材料应当及不应当归档的范围 1、文件材料的归档范围:凡是本机关工作活动中形成的具有保存价值的文件材 料,均应归档。具体讲,下列是任何单位都应执行的文件材料归档范围 (1)反映本单位基本职能活动和历史面貌的文件材料 一是单位党组(或党委)会议和行政办公会的纪要、会议记录;二是本单位召 开工作会议、专题会议形成的文件材料;三是本单位与外单位联合召开会议形成的文 件材料;四是本单位承办国际性会议、大型展览会、博览会形成的文件材料;五是上 级机关、上级领导检查、视察本单位工作时形成的文件材料;六是本单位职能业务文 件材料;七是本单位机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作文 件材料;八是本单位接待、事务管理形成的文件材料。